Коллектив авторов - Бухгалтерский учет - Шпаргалка

1.Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.

2.Структура документа остается постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3.Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4.Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5.Измерители информации, содержащейся в документе (денежные и/или натуральные), обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать, так же как и недостаточной.

6.Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

7.Документ содержит как можно меньше избыточной, обычно не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

8.Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.

9.Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ).

10.Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

11.Составляется своевременно.

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а)наименование документа;

б)дата составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы, кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и налогового учета);

в)наименование организации, от имени которой составлен документ;

г)содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж)личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документдолжен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Состав и анализ структуры документов по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документыподразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документыудостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т. п.

Комбинированные документыодновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.