Андрей Гартвич - Популярная бухгалтерия. Как понять бухгалтерский учет

Таблица 2

Мои денежные операции с итогами (в рублях)

Сумма остатка, рассчитанная последним способом, совпала с величиной остатка после последней денежной операции. И это говорит о том, что, скорее всего, все расчеты были сделаны правильно.

В бумажном бухгалтерском учете подобные альтернативные расчеты необходимы для проверки арифметических вычислений. Казалось бы, существует более простой способ проверить арифметику – рассчитать все повторно. Но предположим, что сумму остатка на конец дня Ирина рассчитала неправильно и в каком-то месте допустила ошибку. Ирина может сделать повторный расчет, но весьма вероятно, что ее мысль «споткнется» на прежнем месте и Ирина повторит ту же самую ошибку. То есть результат проверочного расчета совпадет с результатом, полученным в первый раз, но тоже окажется неправильным.

Поэтому для проверки больших объемов арифметических вычислений следует использовать любую возможность, чтобы получить тот же самый результат иным путем. Когда арифметические операции выполняются по-другому, вероятность повторения ошибки становится меньше.

Еще лучший способ избежать арифметических ошибок – вести бухгалтерский учет личного хозяйства не бумажным, а электронным способом, например используя табличный редактор. Но для этого Ирине сначала нужно освоить работу с таким редактором. Впрочем, умение работать с табличным редактором полезно любому бухгалтеру и любому деловому человеку.

После того как Ирина проверила арифметику, она решила удостовериться, что ничего не упустила и сумма остатка на конец дня, рассчитанная на основе записи денежных операций, совпадает с суммой наличности, которая действительно у нее осталась.

Для этого Ирина достала все свои непотраченные деньги и пересчитала их. Итоговая сумма почти совпала с остатком на конец дня, который был записан в тетради. Расхождение получилось всего на несколько рублей. Но это допустимо, ведь при заполнении таблицы Ирина не учитывала копейки.

Однако что же делать, если получится заметное расхождение – например, больше десяти рублей? В этом случае Ирина сначала проверит, правильно ли записаны денежные операции. Для этого она еще раз просмотрит все денежные документы и сверит итоговые суммы из этих документов с теми суммами, которые она записала в свою тетрадь. Ведь денежный документ может содержать несколько промежуточных сумм помимо итоговой суммы, которую пришлось оплатить. И Ирина могла зарегистрировать в таблице не ту сумму.

Если такая проверка не даст результата, то Ирина попытается вспомнить, не было ли какой-нибудь денежной операции, от которой не осталось документа. Если и это не поможет, то Ирине придется признать, что произошла какая-то ошибка: может быть, Ирине где-то неправильно дали сдачу или какую-то денежную купюру Ирина просто обронила.

Теперь этого уже не исправить, но сам факт надо записать в тетрадь. Ирина должна будет вычислить расхождение. Если в кошельке окажется денег меньше, чем следует из записей, то расхождение Ирина запишет как расход с простым пояснением: Невыясненный расход. Если же денег окажется больше, то расхождение Ирина запишет как доход с пояснением: Невыясненный доход.

Если в будущем найдется объяснение невыясненному доходу или расходу, то можно будет вернуться к записи и поправить комментарий.

На языке профессионального бухгалтерского учета описанные действия Ирины называются инвентаризацией наличных денег .

За операции с наличными деньгами крупного предприятия отвечают специальные сотрудники – кассиры . Кассир проводит инвентаризацию наличных денег в конце своего рабочего дня – при завершении кассовой смены .

Кассир – это сотрудник особого подразделения предприятия, которое называется кассой (желательно не путать с кассовым аппаратом). В кассе и только в кассе хранятся наличные деньги предприятия. Начальник структурного подразделения касса называется старшим кассиром .

Однако в Иринином случае аналогом этого очень серьезного подразделения является кошелек.

За месяц в Ирининой тетради будет скапливаться несколько сотен записей. И все их надо будет анализировать.