Сергей Хлыстунов - Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни

1. Организационный формат – время, которое мы проводим в папке «Входящие», быстро удаляя, перемещая и принимая решения, т. е. сортируем информацию по другим папкам или отправляем в корзину для мусора.

2. Рабочий формат – время, которое мы проводим в рабочих папках, выполняя конкретную работу с документами.

Очень важно никогда ни путать и не смешивать два эти формата. Они отличаются так же, как приготовление обеда и уборка кухонного стола от самого обеденного приема пищи.

Одна из аксиом моего подхода к работе с электронной почтой такова: папка «Входящие» – это просто место, куда поступает информация, как деревянный лоток на рабочем столе. Там ничего постоянно храниться не должно, потому что реальная работа с сообщениями и файлами осуществляется в других папках. Здесь новые сообщения всего лишь ожидают того момента, когда мы рассортируем их по другим папкам.

Нецелесообразно позволять электронной почте мучить себя целый день. А это происходит, как только мы позволяем накапливаться сотням и тысячам сообщений в папке «Входящие». Для этого и нужно не реже 1–2 раз в рабочий день использовать организационный формат, чтобы быстро отсортировать все сообщения в папке «Входящие», очистив ее полностью. Эта регулярная генеральная уборка очень важна для поддержания нашего психологического равновесия. Ничего нельзя оставлять в этой папке, нужно сразу принимать решения относительно каждого сообщения. Особенно важно добиться состояния пустоты в этой папке перед тем, как мы покинем рабочее место. Трудовой гештальт должен быть закрыт.

Приступая к сортировке сообщений в папке «Входящие», целесообразно начать с процесса удаления лишнего (Приложение № 10). Как показывает опыт, более 80 % всех входящих сообщений можно моментально отправлять в мусорную корзину, даже без прочтения. Затем можно приступить в обработке сообщений в режиме «одно за другим», с учетом правила «двух минут». Алгоритм здесь прост: сортировка, массовое удаление, обработка оставшихся писем одно за другим и размещение в других папках, завершение очистки папки «Входящие». Если работа требует чтения сложных текстов, лучше распечатывать их на бумаге и читать в режиме «полный офлайн».

Прочие папки могут называться по-разному. Мой принцип прост и понятен. Должна быть папка «Библиотека», в которой может быть несколько вложенных папок, созданных по любому удобному критерию. И должны быть следующие рабочие папки.

1. Папка «Сделать», где складируются все важные сообщения и документы и происходит настоящая работа. Прежде чем начать с ними работать, лучше рассортировать все материалы по нескольким критериям: по отправителю, по теме, а затем все остальное.

2. Папка «Прочесть», где складируются письма, которые мы хотели бы изучить в спокойный период времени, когда мы потрудились над приоритетами.

3. Папка «На контроле», где складируются письма, напоминающие о том, что мы ждем каких-то действий от других людей. Такие письма имеет смысл периодически просматривать, удалять или писать на их основе напоминания.

Разумеется, что таких папок может быть больше, и каждая из них может содержать другие категории вложенных папок, но это не меняет сути данного подхода, который требует закрытия электронной почты после того, как работа с ней закончена.

Что касается тайминга работы с электронной почтой, то Тео Компернолле предлагает выделять 2–4 «рабочих подхода» по 30–45 минут, чтобы поработать с ней, используя метод пакетной обработки, которая позволяет эффективно справляться с многозадачным функционалом [61] Компернолле Т. Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь. М.: Альпина Паблишер, 2015. С. 289. .

Можно заранее планировать времяблоки в ежедневнике для работы над такими пакетами и полноценные перерывы между ними. К тому же следует помнить, что общепринятый стандарт ответа на электронную почту – сутки. Для действительно важных и срочных дел есть телефон (или два телефона для экстренной связи). Поэтому имеет смысл в данном случае придерживаться собственных правил и не отвечать на письма в экстренном порядке, отрываясь от действительно важной работы.

Методы пакетной обработки для различных видов задач могут иметь следующий вид:

♦ непрерывная работа над одной задачей или логически связанными этапами задачи;

♦ объединение связанных между собой задач в один пакет;

♦ объединение в один пакет не связанных между собой задач, таких как работа с электронными письмами, звонками или рутинные дела;