Сергей Хлыстунов - Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни

Третий вариант – это мелкое дело, которое нужно срочно выполнить сегодня или завтра. Внести в ежедневник с бронированием и бюджетированием времени и сроков исполнения.

Процесс обзора и анализа информации – это следующий этап работы с информацией, который подразумевает регулярную сверку с ежедневными и еженедельными списками дел. Это помогает обрести ясность и сконцентрировать свою энергию, особенно внимание на достижении максимальной результативности и маневренности. Далее остается лишь действовать: точно и быстро.

Как только мы освоим оптимальную схему первичной обработки информации, можно перейти к оптимизации работы с электронной почтой. Умение быстро и без чрезмерных затрат энергии справляться с большим потоком электронной почты является обязательным для современного делового человека. Невозможно обрести высокую работоспособность, результативность и избегать информационных дистрессов, оставаясь рабом электронной почты.

Электронная почта – эффективный инструмент коммуникации, если мы используем его грамотно. И в то же время это мощный фактор разрушения нашей работоспособности и адекватности. Безусловно, есть профессии, где люди буквально прикованы к этому инструменту и обязаны быть подключенными к нему постоянно.

Однако для большинства профессионалов электронная почта – второстепенный, чаще всего малозначимый инструмент с точки зрения высокой результативности. Почему? Прежде всего, потому что электронная почта – это сильный отвлекающий фактор, подрывающий нашу концентрацию внимания, сосредоточенность и креативность.

Тео Компернолле пишет: «Непрерывный поток сообщений делает наш мыслящий мозг не способным качественно мыслить. Когда мы устаем, теряем концентрацию, беспокоимся о чем-то, мы проверяем электронную почту. В результате хаотичный приток новой информации лишь еще больше снижает нашу работоспособность».

«Многим кажется, что постоянная проверка электронной почты является важной работой и проявлением ответственности. Ведь нужно быть уверенным, что не пропустишь важное письмо и ответишь своевременно. Подобный взгляд на важность электронной почты приводит к тому, что не мы контролируем ее, а она нас. Нельзя допускать, чтобы электронная почта определяла нашу повестку дня. Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании» [60] Компернолле Т. Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь. М.: Альпина Паблишер, 2015. С. 271. .

Как показывает практика, единственный способ продуктивного использования электронной почты – это выделение в течение рабочего дня двух-трех коротких периодов времени, допустим, по 30–45 минут, чтобы целенаправленно и сосредоточенно обработать входящую информацию. Все остальное время целесообразно держаться от электронной почты как можно дальше. Она не должна быть отвлекающим фактором. Когда мы уделяем электронной почте конкретное и четко ограниченное время, мы может полностью сконцентрироваться на задаче и качественно ее выполнить, избегая многих ошибок и пустой растраты времени.

Большой ошибкой является проверка электронной почты утром, перед началом трудового дня, перед тем, как потрудился над своим приоритетом, а также перед окончанием трудового дня. Потому что любая проблема, найденная в почтовом ящике, надолго «застревает» в нашем сознании, даже после того как мы закроем электронную почту. Это будет мешать и качественной концентрации, и полноценному отдыху. Важно уметь сосредоточиваться на чем-то одном: или на труде, или на отдыхе, но не зависать на промежуточных стадиях.

Значительную экономию интеллектуальной энергии обеспечивает порядок на рабочем месте, который способствует более высокой концентрации и структурированию внимания. Учитывая, что наше сознание может концентрироваться только на одном объекте в конкретный момент времени, приближая что-то к центру внимания, нужно отдалить все остальные объекты. Чистый стол это, прежде всего, порядок в голове. Когда благодаря правильному расположению всех элементов рабочего стола можно быстро найти то, что нужно: документ, инструмент или вещь.

Монитор нашего компьютера должен быть так же «чист и убран», как наш офисный и кухонный рабочие столы. Монитор это тоже стол, и на нем тоже должен быть порядок. Планируя время работы с электронной почтой, нужно четко разделять два формата работы.