Евгений Кнутов - Офисный путь. Как подняться по карьерной лестнице и полюбить то, чем занимаешься

Идеальное рабочее место – это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимая канцелярия и простая мебель для сотрудника.

Как вам работать: стоя или сидя? Решать вам, но надо искать свою эргономику, никто за вас не знает, как лучше работается именно вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно делать перерывы – пройтись, выполнить небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице.

Мой режим работы: 45 минут – полное погружение в задачу, 15 минут перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха, и так ежедневно в течение рабочего дня.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка шкафчика должна выполнять свою функциональную роль и не пересекаться с другими элементами. Так будет лучше для автоматической работы с документами и принадлежностями.

Электронный документооборот

Все свои наработки, документы, проекты, служебную информацию, хранящуюся на рабочем компьютере, дублируйте на сервер компании или в «облачное» хранилище. Спланируйте периодическое резервирование свой рабочей информации – например, раз в неделю.

Сколько люди тратят нервов и сил по поводу потерянных данных, из-за того, что компьютер сломался, «завис», кто-то удалил случайно важную информацию. Не повторяйте их ошибку, контролируйте обстоятельства, не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу. Необходимо периодически выполнять бэкап – резервное копирование своих наработок.

Придерживайтесь единообразия в приложениях, большинство необходимых операций выполняется в стандартных пакетах программ. Ничего не устанавливайте лишнего – того, что мешает, дополняет или дублирует основное. Если вы в совершенстве владеете определенным инструментом для работы, будьте настойчивы в просьбах и ходатайствуйте перед руководством или IT-отделом, чтобы вам его установили, аргументируя тем, что вы работаете в нем особенно эффективно.

Еще простой совет: старайтесь в своем электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы Яндекса, выбирайте их, если сервисы от Google – работайте с ними. Так лучше для организации своей работы, потому что вы будете знать все слабые и сильные стороны сервисов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправдана, иногда лучше подходить консервативно и настраивать под себя свои любимые «примочки».

На рабочем компьютере создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в «кашу»: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг, и вы в этом крутитесь без конца и края. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и эта одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

Большинство пользуется блокнотами и ежедневниками. Да это хорошо, но бумага – это «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в страницах. Блокнот или ежедневник – это уже архаичный способ. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не поймете, когда лучше делать одно, а когда – другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Только представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию!

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего графика. И поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. Todolist (простой список задач) позволит вам эффективно организовать свое рабочее время. В него можно записать все – от списка покупок до важных деловых встреч – и таким образом эффективно управлять своими временем и оперативно решать поставленные задачи.