Лиза Соломон - Стратегическая сессия - Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Люди, которые чувствуют себя комфортно и ощущают, что о них заботятся, становятся более открытыми и лучше воспринимают другие точки зрения. Помочь участникам совещания расслабиться может вкусная, правильно подобранная еда, уютное помещение с замечательным видом из окна или небольшой, уместный в данной ситуации подарок.

Если совещание посвящено экологической устойчивости, не надо предлагать воду в пластиковых бутылках. Если на повестке дня стоит налаживание взаимодействия между подразделениями организации, откажитесь от большого стола для переговоров и вообще всего того, что разделяет людей. Если разговор идет о смелых планах по дальнейшему развитию компании, то предпочтительнее провести совещание в месте, которое не напоминает о прошлом.

Очень сложно понять идею, если она представлена на крохотном клочке бумаги. Размер таблиц и других рабочих материалов должен соответствовать количеству работающих с ними участников. Для одного-двух человек подойдет формат А4 или немного больше. Для группы из трех-четырех человек нужна таблица размером от 28 на 44 см до 1,2 на 2,4 м.

Большинство стратегических сессий проводится в офисных зданиях или отелях. Но стоит рассмотреть менее очевидные варианты. Мы проводили стратегические совещания в ночных клубах, на круизном лайнере, в VIP-ложе бейсбольного стадиона, в галерее искусств и даже в монастыре. Несмотря на то что выбор нестандартных мест потребует больших усилий в плане логистики, они несут в себе элемент сюрприза и подчеркивают тему совещания.

Одним из эффективных способов использования механизма обмена знаниями является наглядная запись в хронологической последовательности всех важных тенденций и событий. На стратегическом совещании по вопросу долгосрочных инвестиций команда Фонда Рокфеллера представила хронологию событий за десять лет, приведших к возникновению этой сферы деятельности. Команда проекта также предложила участникам дополнить картину историями из своего опыта, наподобие создания граффити на стенах. Это позволило участникам представить свою деятельность как часть общей картины.

При разработке стратегических совещаний меньше всего внимания уделяется музыке. Между тем, она может создавать у участников ощущение продвижения вперед, а также разбивать совещание на части. Необходимо подобрать мелодии, гармонирующие с общим настроем совещания и культурными особенностями группы участников.

Бывает, что организации функционируют изолированно и замкнуты лишь на себе. Один наш коллега на стратегическом совещании по вопросу работы с клиентами помог его участникам выйти за границы этого замкнутого пространства таким образом: во время перерывов он включал запись звонков, поступающих в контактный центр, в качестве фонового «белого шума». Джервейс Томпкин из Gensler сделал нечто похожее. Он поставил в зале вырезанные из картона фигуры в человеческий рост значимых для совещания персон, которые на нем не присутствовали. Этот шаг помог преодолеть известный феномен, о котором говорится: «С глаз долой, из сердца вон».

Деятельность небольших групп будет более продуктивной при наличии у них наглядных таблиц (макетов) или карт процесса. Консалтинговая группа Grove называет их «графическими руководствами». Разнообразные руководства в большом количестве представлены на сайте компании (www.grove.com). Их можно использовать либо в готовом виде, либо как источник вдохновения для создания собственных «графических руководств».

Иногда имеет смысл создать для совещания фирменный знак. Он не должен быть замысловатым или дорогостоящим. Для этой цели вполне подойдет логотип. Создание наглядного изображения темы совещания или соответствующая цветовая гамма помогут объединить все части вашей программы.