Лиза Соломон - Стратегическая сессия - Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо, чтобы информационные материалы отвечали поставленным целям и были ясны и понятны. Статистические данные или раздаточные материалы должны быть ориентированы на достижение взаимопонимания по поставленным вопросам или на обозначение проблематики для предварительного обдумывания участниками совещания. При проведении живой презентации необходимо предоставлять четкие данные, выводы или рекомендации.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии также необходимо , чтобы информационные материалы освещали различные аспекты проблемы, с которой вы столкнулись, включая и то, как отдельные части взаимодействуют с целым. Это должно помочь участникам осмыслить многогранность, сложность стоящей перед ними задачи, ухватить суть проблемы и будет способствовать координации усилий и скорейшему ее решению.

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо найти подходящее помещение, учитывая количество участников и тему обсуждения. Участникам должно быть комфортно в предоставленном помещении, они должны быть обеспечены оборудованием, канцелярскими принадлежностями и другими материалами, необходимыми для плодотворной совместной деятельности.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо также продуманно подойти к выбору всех элементов рабочей обстановки – от пространства как такового до предметов искусства и украшений. Расстановка мебели в комнате и распределение мест должны настраивать участников на определенный формат взаимодействия. Еда и все необходимое для их комфорта должны соответствовать настрою совещания. Как в успешной театральной постановке, все части должны быть органично соединены в целое.

Для проведения хорошо организованного совещания необходимо в логической последовательности придерживаться пунктов повестки дня, которая обычно начинается с координирования, а заканчивается тем, какие шаги необходимо предпринять. По каждому пункту должно быть ясно, какие темы будут затронуты и как это будет способствовать достижению общей цели. К концу совещания всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему.

Для проведения хорошо организованной стратегической сессии необходимо также обратиться к эмоциональным и психологическим аспектам. Опыт сессии должен побудить участников не только логически мыслить, но и использовать интуицию, а также зарядить их энергией. Необходимо использовать все возможности и способности участников – логические и эмоциональные, аналитические и творческие. Грамотная стратегическая сессия заключается не только в использовании умственных способностей, но и в приобретении ценного и незабываемого опыта.

Ниже кратко сформулированы существенные различия между хорошо организованным совещанием и хорошо организованной стратегической сессией, которые мы в деталях раскроем в следующих главах.

Приведенный ниже рисунок в виде мишени демонстрирует основные пять этапов стандартного подхода к проведению совещаний. Мы специально выбрали такое изображение. Если при занятии большинством видов спорта требуется лишь некоторая мышечная память и многократное повторение движений, то в стрельбе из лука эти аспекты крайне важны. Задача стрелка заключается в повторении одних и тех же действий одним и тем же способом снова и снова. Несомненно, когда вы натягиваете тетиву, то необходимо учитывать ветер и другие моменты. Но в основном успех зависит от того, насколько вы смогли абстрагироваться от различных отвлекающих факторов и добросовестно повторить то, что уже многократно делали в прошлом.

Компании во многом похожи на стрелков из лука. В большинстве случаев организация представляет собой группу людей, каждый день повторяющих действия, которые они уже многократно осуществляли в прошлом для получения более-менее эффективного результата. Точно так же проведение стандартного совещания можно сравнить с попыткой попасть в цель. Она заключается в том, чтобы сосредоточить всю энергию и ресурсы на точечной задаче, такой как маркетинговый план или квартальный бюджет. Для большинства рутинных задач стандартный подход к проведению совещаний абсолютно уместен.