Виктория Викки - БиС взаимодействие

Чтобы не было текучки кадров, перед наймом секретаря продумайте все требования к кандидату:

Какое направление вашего бизнеса?

Необходим ли опыт работы в вашей сфере?

Какие Ваши функции в организации и обязан ли претендент обладать умением использовать эти функции?

Ваш статус? Будет ли секретарь общаться с вашим руководством?

Вы руководитель. Потребуется ли секретарю общаться с вашими подчиненными?

Раскрыть секретарю общее понимание ваших клиентов, с которыми придётся иметь дело.

Какие ожидаются изменения в работе? Придётся ли секретарю принимать в них активное участие?

Какой административный уровень будет у секретаря? Необходимы ли будут знания: технические, статистические, финансовые?

Какой секретарь требуется, пассивный или активный? Пассивный исполняет только ваши прямые поручения. Активный сам готовит ваши отчеты, руководит вашими подчиненными и проводит тематические исследования.

Будет ли секретарь сам вести деловую переписку от вашего лица, или только под вашу диктовку?

Будут ли у секретаря обязанности, выходящие за границы ваших совместных задач и проектов?

Часто ли вы находитесь в офисе? Будет ли дозволяться секретарю принимать решения в ваше отсутствие? Или будет необходимо вести накопительную книгу, для согласования с вами всех мелких вопросов?

Каков объём документации, который придётся ежедневно обрабатывать секретарю?

Какие требования к уровню владения родным и иностранным языком.

Уровень конфиденциальности. Этот вопрос рассматривается подробно в самом начале вашего сотрудничества.

Будет ли ваш секретарь привлекаться к работе с другими руководителями, или вы имеете на него персональные права? Если да, то эти требования необходимо сразу обсудить.

Перспективы карьеры секретаря необходимо обсудить в самую первую очередь.

Какими видами редакторов и таблиц необходимо пользоваться вновь прибывшему работнику?

Необходим ли специалист с опытом или вы будете обучать партнера под свои требования?

И самое важное: если ваш предыдущий секретарь уволился, то объясните почему. Если причина в отсутствие карьерного роста, то существует вероятность потерять и нового сотрудника.

Для экономии времени при отборе претендентов, в названии должности необходимо отразить основные направления работы. В большом потоке «секретарей» вы можете пропустить нужного кандидата.

Как информировать о вакансии?

Отправить информацию о вакансии в центры занятости. В картотеках центра хорошая база специалистов.

Агентства по персоналу найдут нужного вам специалиста, экономя ваше время.

Прямое объявление о вакансии. Этот вариант самый долгий. Много резюме. Много собеседований. Но в результате вы выберете такого человека, с которым вам будет комфортно работать.

Собеседование

«Не нужно» работодателю в объявлении устанавливать ограничения по возрасту. У работников часто не стыкуются возраст и навыки (опыт). При возрастных ограничениях вы можете не охватить самых ценных кандидатов.

«Нужно» работодателю проинформировать претендентов об организации, её расположении, условиях найма на должность, уровне оплаты и характере работы.

Самое плодотворное собеседование проводится вместе с коллегой. Парные собеседования более объективны.

Как подготовиться к собеседованию?

Подготовьте список вопросов по должностным обязанностям. Не выясняйте биографию, главное поймите способности претендента.

Правильный подход на собеседовании: задавать всем претендентам одни и те же ключевые вопросы.

Каждый вопрос должен касаться ситуации, которая неожиданно возникает в процессе работы.

Задаем конкретные вопросы, а не гипотетические. Просим привести примеры из жизни.

Просмотрев автобиографию претендента, выберите не более двух фактов, по которым вы будете задавать вопросы.

Хорошая подготовка к собеседованию – это его готовый сценарий.

Сценарий собеседования

Представиться самому и представить напарника по собеседованию.

Обозначить характер работы.

Проработать список вопросов по работе.

Проработать список вопросов по автобиографии.

Обрисовать критерии и условия работы.

Спросить, есть ли вопросы.

Рассказать о ваших действиях: сколько ещё претендентов и в какое время вы сообщите о результатах собеседования.

Поблагодарить за визит.

Если будете проверять уровень подготовки, то предоставьте претенденту отдельное помещение, где он в спокойной обстановке выполнит порученные задания (машинопись, скорость, умение работать с редакторами и таблицами, навыки стенографии).