Нередки ситуации, когда докладчики, выступая почти без подготовки, тратят первые минуты на произнесение слов, не несущих никакой смысловой нагрузки, а когда они доходят до главного, интерес слушателей угасает, да и время выступления подходит к концу. Поэтому задача председательствующего – не только следить за соблюдением регламента, но и помочь выступающим более эффективно использовать предоставленное им время.
Регламент выступлений.Одна из задач председательствующего – не позволять нарушать регламент выступлений. В целях противодействия злоупотреблению вниманием слушателей издавна применялись специальные приемы. Например, в Древней Греции ораторов учили произносить речи стоя на одной ноге, и им приходилось быть лаконичными.
В помощь докладчику удобно поставить песочные часы, рассчитанные на три, пять или десять минут – в зависимости от принятого регламента выступлений.
Курение на совещаниях.Перекуры в ходе совещаний затягивают их проведение. Например, когда в Польше ввели запрет на курение во время собраний, их продолжительность сократилась на 40 %. Стоит задуматься, не правда ли?
Обязательны ли доклады на совещаниях?Доклад по обсуждаемому вопросу нужен далеко не всегда. Во многих случаях достаточно заблаговременно раздать участникам распечатанные материалы, содержащие необходимую информацию и проекты решений. Такой порядок выгодно отличается от зачитывания скучных докладов, многие из которых подобны хорошему снотворному.
Протоколы.Не тратьте время на оформление, размножение и рассылку протоколов совещаний. О принятых решениях и сроках их исполнения можно известить всех заинтересованных по электронной почте.
Анкетирование участников совещания.Если вы хотите узнать мнение участников совещания об эффективности данного мероприятия, попросите их заполнить анкету, содержащую следующие вопросы:
• Было ли совещание необходимо?
• Имело ли оно четкие цели?
• Были ли эти цели достигнуты?
• Насколько эффективно использовано время?
• Правильно ли были выбраны время и место проведения совещания?
• Насколько вопросы повестки дня были актуальны?
• Давала ли повестка достаточно четкое представление о тематике совещания?
• Достаточно ли было отведено времени на обсуждение вопросов? Было ли его слишком много?
• Соблюдался ли намеченный порядок ведения совещания?
• Присутствовали ли все нужные люди?
• Не было ли лишних приглашенных?
• Было ли заранее распространено достаточное количество справочных материалов?
• Все ли имели возможность выступить так, как им хотелось?
• Носило ли обсуждение деловой характер?
• Все ли возражения были учтены надлежащим образом?
• Удовлетворены ли вы ходом совещания?
• Насколько четко составлен протокол? Не содержит ли он лишних деталей?
• Внесены ли в протокол перечень мероприятий и поручений, сроки их исполнения и ответственные лица?
• Как вы оцениваете работу председателя, а также организатора (если это не одно и то же лицо)?
Опаздывающий на встречу отнимает время у своих партнеров. Опаздывающий на совещание сбивает его темп. Поэтому опоздание является серьезным нарушением деловой этики. За этим усматривается неуважение к людям. Те, для кого характерна эта пагубная привычка, имеют много вызванных ею неприятностей. Ведь у окружающих возникает мысль: а стоит ли вообще иметь дело с неорганизованным человеком, который даже прийти вовремя не может?
Как правило, опаздывают одни и те же люди, хотя они находятся в равных условиях с остальными. То есть неорганизованность зависит не от обстоятельств, на которые ссылаются опоздавшие, а прежде всего от них самих.
Все эти соображения служат для умного человека серьезной мотивацией к исключению опозданий из своей жизни.
Правила для тех, кто желает никогда не опаздывать:
• Чтобы не проспать, поставьте будильник подальше от кровати – тогда для его отключения вам придется подняться с постели. Станьте абонентом услуги «будильник», предоставляемой операторами связи, проинструктировав их о том, как вас следует будить.
• Переставьте время на всех ваших часах на 5–10 минут вперед. (Особенно это полезно для медлительных людей, которые собираются дольше других.)
• Подбирайте и приводите в порядок с вечера свой гардероб на следующий день.
Читать дальше
Конец ознакомительного отрывка
Купить книгу