Карен Лиланд: Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Если не отрицать время, уходить с работы надо в 18:40, а не в 19:00. Разница с первой оценкой – целых 20 минут!

Отрицание времени смягчает и размывает восприятие того, сколько на самом деле займет движение из пункта А в пункт Б. 10 % времени всегда должно быть в запасе – на непредвиденные случаи, изменения и задержки: если на дороге больше пробок, чем вы ожидали, нет мест для парковки, в последний момент появилась какая-то рабочая задача…

Нередко люди опаздывают из-за того, что не уделяют должного внимания мелочам, в особенности тем, которые способны замедлить переход к следующему действию. Например, вы готовитесь к выходу, но перед этим вам нужно найти кошелек, телефон, сумку и ключи, а потом ввести пункт назначения в навигатор. Все эти мелкие дела требуют времени, и их тоже следует учитывать.

«В сутках недостаточно часов», «У меня не хватает времени на все дела», «Свалилось столько всего, что я ничего не успеваю». Это лишь несколько фраз из длинного перечня жалоб на нехватку времени, которые постоянно звучат из уст коллег.

Действительно, зачастую надо делать много дел в очень сжатые сроки. Однако America Online и Salary.com опубликовали исследование, согласно которому сотрудники в среднем тратят на работе впустую два часа в день. Что именно съедает их время и снижает продуктивность? Вот что:

«А при чем тут я?! – воскликнете вы. – Я никогда не трачу время на работе впустую!» Но на самом деле практически у всех (даже у лучших из лучших) есть вредные привычки в обращении со временем. Они и снижают результативность работы.

Один из способов определить, на что же все-таки уходит время и где проявляются вредные привычки, вести подробный дневник действий в течение недели.

Каждый день записывайте абсолютно всё, что делаете (и по работе, и нет), и время, которое ушло на каждое действие. Делайте это весь рабочий день. Представьте, что вы – беспристрастный аудитор, задача которого – создать подробный и точный отчет об использовании времени. К примеру, если первые 15 минут в офисе уходят на обсуждение вчерашней игры «Нью-Йорк Янкиз» за чашкой кофе, запишите это в дневник. Если следующие 20 минут вы проверяете почту, запишите и это и т. д. К концу дня записи могут выглядеть так.

В конце дня проанализируйте журнал и в поле «Отдача» поставьте букву «А», «Б» или «В»:

● А – я получил(а) большую отдачу по этому действию, оно приблизило меня к важной цели.

● Б – я получил(а) среднюю отдачу по этому действию, оно немного приблизило меня к важной цели.

● В – я почти не получил(а) отдачи по этому действию, оно почти не приблизило меня к важной цели.

Чтобы узнать цену каждого действия, рассчитайте свою часовую ставку. Вы и так ее знаете, если работаете консультантом, бухгалтером или юристом с почасовой оплатой. Если привыкли измерять зарплату годовым доходом – можете использовать следующую формулу. Предположим, вы работаете примерно 48 часов в неделю, а ваш годовой доход равен $70 000:

$70 000: 2000 (приблизительное количество часов) = $35 в час.

Вычислив почасовую ставку, подсчитайте стоимость каждого действия из категории «В»: умножьте вложенное время на ставку. Например, если ставка – $35, то 15 минут на действие категории «В» обходится вам в $9. Впишите эту сумму в колонку «Цена». Мы обращаем внимание именно на действия категории «В», так как они зачастую приносят очень скромный результат или не приносят ничего.

Чтобы понять, сколько времени каждый день уходит на не самые важные задачи, сложите минуты, потраченные на действия категории «В», и запишите их внизу таблицы. Подсчитайте стоимость этих действий. При почасовой ставке $35 заполненный журнал действий будет выглядеть следующим образом: