Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Человеческое восприятие, определяемое как длина интервала, разделяющего две точки на непространственном континууме, в котором все явления происходят в необратимой последовательности от прошлого к настоящему и будущему.

Но проблемы со временем не решаются попытками дать ему определение. Любые убеждения, касающиеся времени, влияют на ваше отношение к нему. К примеру, вы когда-нибудь ловили себя на мысли, что в сутках просто не хватает часов?

Запишите ваши мысли и убеждения насчет времени.

Соответствует ли написанное принципу «Используй время, пока не поздно»? Что для вас время – вселенская тайна или банальное движение стрелок на часах? Какое отношение ко времени видно в ваших заметках – положительное или отрицательное? Как бы то ни было, именно временем вы стараетесь управлять, когда занимаетесь тайм-менеджментом. Спросите себя: «Это вообще возможно? В своем ли я уме?» Пытаясь управлять временем, человек хочет взять под контроль то, чего никто до конца не понимает, то, чему невозможно дать определение, то, о чем постоянно спорят.

Если взглянуть на время со стороны и постараться быть рациональными, можно заметить, что минута – всегда минута, час – всегда час, а день – всегда день. Надо признать, если с организованностью и концентрацией полный порядок, время пролетает незаметно и радостно. Если же человек не умеет планировать, постоянно отвлекается, то время тянется медленно и болезненно, а продуктивность страдает. Но в обоих случаях количество времени остается одним и тем же.

Представьте, что у вас есть час, чтобы подготовить предложение для важного клиента. Электронные письма от этого человека и вложенные файлы под рукой. Вы отключили уведомления и предупредили коллег, что в ближайшее время вас нельзя беспокоить. Все эти действия помогают сосредоточиться. Пришлось серьезно потрудиться, зато теперь можно вздохнуть с облегчением: предложение готово.

Возьмем ту же ситуацию и кое-что изменим. У вас не получается быстро найти письма от клиента: вам их кто-то пересылал, но вы не помните, кто именно. Вас постоянно отвлекают входящие сообщения, как минимум трижды подходили коллеги с вопросами или предложением перекусить. Отведенный на работу час заканчивается, но предложение готово лишь наполовину. Вы устали и злитесь, вам придется задержаться на работе.

Один и тот же час, но какие разные результаты! Похоже, управлять временем как таковым нельзя, зато можно тем, что вы от него получите: энергией, продуктивностью, результатом. Случалось замечать, как одни ваши коллеги используют время как можно эффективнее, а другие постоянно тратят его впустую? В этом случае время – общий знаменатель. Люди по-разному управляют собой. На кого из них хотели бы равняться вы?

Каждый год 15 апреля миллионы американцев рвут на себе волосы, пытаясь успеть подать налоговую декларацию до полуночи. Почему они делают это в последнюю минуту? Дело в прокрастинации и отрицании, особенно – в отрицании того, сколько времени займет поиск и сортировка квитанций, оформление бумаг и подсчеты, необходимые для успешной отправки формы.

Сколько времени нужно, чтобы подготовить и заполнить налоговую декларацию? По оценке правительства, в среднем налогоплательщики тратят 28,5 часа на декларацию с постатейными вычетами и доходами от процентов, дивидендов и прироста стоимости активов.

Склонность недооценивать количество времени на то или иное дело не ограничивается серьезными вопросами вроде уплаты налогов. Она распространяется и на будничные привычки – например, опаздывать на встречи.

Корень проблем, незаметный на первый взгляд, – отрицание времени. Человеку кажется, что из точки А в точку Б он доберется быстрее, чем на самом деле. Избавиться от такого подхода и начать более точно рассчитывать время помогут следующие приемы.

Начните планировать с конца, чтобы определить, сколько понадобится времени. Продумайте необходимые шаги и рассчитайте, сколько они займут. Это позволяет прояснить, что нужно сделать и к какому сроку. Например, ежегодный деловой ужин с высоким начальством начинается в 19:30 и проходит в новом модном ресторане Café du Posh. Вы продолжаете отрицать время и планируете уйти с работы в 19:00. У вас полчаса: 15 минут, чтобы доехать, и еще 15 – привести себя в порядок. Но если начать с конца, то более реалистичный план будет выглядеть так: