Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

Есть два варианта хранения «временных файлов». Первый – создавать типовые папки с одинаковым названием (например, «временное», «свалка», «удалить потом», «текучка», «0») внутри папки самого проекта. Важно задавать им одинаковое название, которое вы легко запомните. Потом по нему можно находить «папки-времянки» через общий поиск и раз в пару месяцев удалять.

Второй вариант – завести на диске одну большую «папку-свалку», куда складывать копии версий рабочих файлов и другую текучку по проектам. Не забывайте создавать подпапки по именам проектов, чтобы одним кликом удалить всю информацию по завершении работы. У меня, например, такая «папка с текучкой» сама собой выросла из бывшей «папки-свалки» (название «Свалка», правда, так и осталось).

Зачем нам лишняя папка, тем более в формате «свалки»? Мы же расхламляемся, а не наоборот? Смысл в том, что обычно после завершения проекта вы с облегчением «закрываете» его у себя в мозгу и больше никогда не возвращаетесь к папке с задачей. Соответственно уже через неделю мы не вспомним, что внутри лежат какие-то договора, входящие файлы и куча другой ерунды. Поэтому сразу откладываем в сторону то, что потом хранить не понадобится.

Старые версии проекта.Многие сталкиваются с проблемой – делаешь что-то, исправляешь, а потом клиент или начальник говорит: «Уважаемый, а открой нам, пожалуйста, самый первый вариант документа?» И тебе либо сидеть без вины виноватым, либо чувствовать себя археологом-спринтером и восстанавливать давно забытое за крайне сжатые сроки. Стресс, нервы, валерьянка, увольнение…

Катастрофы не произойдет, если в «папку-текучку» складывать все принципиально отличающиеся версии рабочего документа. Как только вы понимаете, что происходит глобальная переделка – скидывайте старую версию в папку «временных файлов». И затем вносите правки в самый свежий рабочий документ. Как только проект закончится – все промежуточные стадии можно удалить. Или записать в архив, «на случай ядерной войны» (про архив рабочих файлов – в следующей главе). В следующий раз, когда вас попросят достать из шляпы кролика – то есть временную версию документа пятилетней давности, – вы жестом профессионального фокусника извлечете из идеально упакованного архива все, что необходимо.

Копия копии копии.Не плодите промежуточные результаты в основной рабочей папке. Держите там только одну, самую новую версию. Иначе есть риск запутаться в куче вариантов «версия 3», «версия 4–2», «версия новая» и «версия от Михалыча». Какая из них была последней, кто помнит, коллеги?.. Один из источников ошибок – взять для доработок не тот файл. Например, в котором осталась еще не исправленная ошибка. И этот незамеченный косячок может попортить вам много крови. Например, ошибка в номере телефона, которую вы один раз исправили, а потом случайно вернулись к старой версии – и вот уже люди звонят не туда и уходят к конкурентам, у которых правильный телефон, продажи падают. И все из-за маленькой опечатки.

«А у меня вообще вся папка «Работа» полностью ликвидировалась. В этой папке находились картинки, рерайты текстов и еще что-то, что я уже не стала рассматривать. Самое большое место занимали картинки, они перенеслись в папку «Свалка», и я постараюсь разобрать их на днях. А все остальное я удалила, так как не уверена, что в ближайшее время хочу вернуться к подобной работе, и хочу ли вообще».

Завершенные проекты, к которым вы почти наверняка не будете обращаться снова, лучше убрать в архив со сроком хранения. Вспомните госучреждения, которые хранят бумажные документы пять, десять, двадцать лет, а по истечении этого времени уничтожают. Не перепутайте – речь идет не о файле типа zip или rar, а о длительном хранении неактуальных файлов.

Отсортируйте папки, отделив текущую работу от завершенной. Создайте для завершенных проектов отдельную папку «Архив работ». Или «Мои лучшие годы в этой конторе», или «Наконец я это закончил». Или любое другое название. Переместите туда все завершенные проекты, в идеале – способом «обратной датировки». Например, «2002 03 Отчет о закупке мыла» или «1998 Вся информация по моей кандидатской».

Завершив проект, не забывайте переносить его в папку «архивного хранения». Как вариант: можно проверять рабочую папку раз в несколько месяцев и собирать все завершенное за это время одним махом. Архив можно сложить в отдельное место файлового хранилища, записывать на DVD-диски или отдельный внешний диск. Как вариант – комбинировать: накапливать «архив» на жестком диске, а по достижении определенного объема «сливать» на внешние хранилища и убирать на полку.