Максим Денисов: Тайм-менеджмент для всех. сборник статей

План удобнее всего составлять вечером, проведя обзор текущего дня. Вы видите – что выполнено, а что не выполнено. Вы можете перенести часть задач на следующий день или запланировать следующий шаг по проекту. Если же составлять план утром, то вам сначала придется вспомнить, чем закончился минувший день, а это не совсем удобно. Плюс, когда вы планируете день с вечера, мозг уже с вечера начинает работать над новыми задачами.

Запишите в ежедневник или планировщик все предстоящие события. События – это задачи, привязанные ко времени: встречи, собрания, обеды.

Запишите задачи, которые предстоит выполнить. Для этого посмотрите план на неделю.

Расставьте приоритеты: «А» – сделать необходимо, «В» – сделать желательно, «С» – сделать хотелось бы.

Выделите главные среди первоочередных дел по схеме: «А1», «А2», «А3». В категориях «В» и «С», приоритеты следует расставить тогда, когда подойдет черед этих задач.

Запишите, сколько времени предположительно займет каждая задача.

Решите, какие задачи можно делегировать своим подчиненным.

Отдайте часть задач подчиненным или фрилансерам. Для этого нужно знать принципы делегирования и практиковаться. Я, например, составил себе шаблон делегирования – для более легкого освоения этого навыка.

Начните выполнять свой план с задачи «А1». Выполняйте одну задачу в один момент времени. Не отвлекайтесь ни на что, кроме пожара и землетрясения. Всех посетителей просите подождать до окончания выполнения срочных дел. Очень хорошо для выработки навыка концентрации подходит метод «Помидора». В течение 25 минут вы выполняете какую-то задачу, потом отдыхаете пять минут – и затем новая «помидорка». А приучив свое окружение к «помидоркам», вы увеличите свою продуктивность в разы.

Каждый час останавливайте работу на десять минут. Наш организм цикличен: нагрузка-разгрузка, сон-бодрствование, работа-отдых. Если его перегрузить, можно получить растяжение или переутомление. А это снизит производительность. Лучший отдых – это смена деятельности. Долго сидели – пройдитесь. Работали за компьютером – поговорите. А лучше всего послушайте музыку, погуляйте или поспите.

Вы ежедневно выполняете одинаковые задачи. Выберите такую, над которой вы работаете чаще всего. Опишите ее: для чего она нужна, как она продвигает вас к цели. Затем опишите ее, как процесс: из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие знания или инструкции необходимо иметь, что получается на выходе, сколько времени она занимает в сумме, и сколько занимает каждый этап в отдельности. Упростите задачу. Например, удалите один из шагов, не влияющих на качество, начните использовать другие инструменты или ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи. Запишите и сохраните эту инструкцию. Затем опишите и измените все часто встречающиеся и продолжительные процессы, которые имеются в вашей работе. Для чего это нужно?

Во-первых, вы сократите продолжительность каждого процесса. Потому что в любом процессе, который не описан, есть лишние операции или потери времени между операциями.

Во-вторых, вы с легкостью сможете делегировать любой процесс. Когда вы разобрали работу по косточкам, объяснить, как ее выполнить, и проконтролировать результат, не составит труда.

В-третьих, вам легче будет планировать день, поскольку вы знаете, сколько времени занимает каждая задача. Не предполагаете, а именно знаете.

Голова нужна, чтобы думать, а не помнить. Всю поступающую информацию переносите на бумагу или в компьютер, по возможности, сразу обрабатывайте и принимайте решение. Все задачи также записывайте и держите записи в одном месте, желательно – на виду у всех. Зачеркивайте выполненные задачи. Для чего? Чтобы окружающим было видно, что еще вам предстоит сделать. Чтобы вы видели собственный прогресс.

Еще один способ держать голову пустой – чек-лист. Выпишите все ежедневные повторяющиеся задачи и отмечайте выполнение каждой, чтобы не держать их в голове. Выполнил – вычеркнул. Например: проверить почту, провести планерку, составить акты, тренировать дыхание, убрать на столе.

Любая лишняя скрепка отвлекает внимание и рождает такую череду мыслей, что после взгляда на нее, можно очнуться только через час, думая в это время о строении атома или спаривании ежей. Уберите со стола все, кроме необходимого. Одна ручка, один карандаш. Любая лишняя деталь будет напоминать о чем-то и отвлекать.