Максим Денисов: Тайм-менеджмент для всех. сборник статей

Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.

Как же приблизиться к этому идеалу? Нужно совершить четырнадцать шагов, руководствуясь несколькими главными правилами:

Сначала делать, а потом думать: «А поможет ли?».

Не переходить к следующему шагу, пока не выполнен предыдущий.

Не сомневаться в своих силах.

Лучше сделать плохо, чем не сделать хорошо.

Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. В начале рабочего дня или в конце, неважно. Главное, всегда в одно время, и все должны это знать. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т. д. Поставьте табличку на стол: «Не беспокоить с 9.00 до 10.00! Идет учет!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике.

Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хоттабыч в одном лице это – вы.

Знаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место. Теперь, получая каждую новую задачу, проверяйте ее на соответствие целям. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями. Что это вообще такое?

Ценности. То, что ценно для вашей организации: клиенты, коллектив, творчество, качество.

Цели. Это то, к чему вы стремитесь. Пример: «Мы хотим, чтобы каждый россиянин к 2020 году пересел на автомобили производства АО «АвтоВАЗ».

Принципы. То, как вы делаете свою работу. Пример: «Не принимай брак. Не делай брак. Не передавай брак». Это ориентиры, которые помогают быстро принимать решения в спорных вопросах. «Сознаться, что сделал бракованную деталь или сдать ее, сделав вид, что не заметил брака?».

Пропишите подробно, как и за счет чего вы достигнете заданных целей. Чем больше шагов к цели, тем лучше. Если у вас несколько целей и несколько проектов, то по каждому должен быть список задач – то есть план. Пример: «Снизить себестоимость продукции, повысить качество, изменить дизайн, увеличить срок службы изделий». Потом каждую поставленную задачу дробим на более мелкие задачи. План – это пошаговое руководство достижения цели.

Запишите ваши ежедневные и еженедельные задачи, а также чистое время, которое одни у вас занимают. Чтобы узнать это, лучше провести хронометраж. Затем сложите время, потраченное на каждую задачу, и сравните получившееся число с сорокачасовой рабочей неделей.

Если время ваших задач намного больше 40 часов, то вам нужно уменьшать количество задач, например, с помощью помощника или совершенствовать методы их выполнения. Вы реально много работаете! Но вынужден вас огорчить. Совсем не факт, что вы выполняете только то, что нужно, и выполняете правильно.

Если время ваших задач меньше 40 часов, то вы много отвлекаетесь на посторонние дела, и с этим тоже надо бороться. Вы много времени тратите на логистику, коммуникации и поглотители времени. То есть вы много передвигаетесь, болтаете и сидите в соцсетях. Спланируйте маршруты, используйте разговоры только при необходимости или как отдых, измените привычки. Это сложно, но при желании, все возможно.

На соответствие должностным обязанностям. Если какая-то задача в них не входит, можно самостоятельно выбросить ее из своего расписания или вернуть хозяину, сотруднику, который отвечает за данный участок работы.

На соответствие целям. Если задача не соответствует целям, измените ее или выбросьте из списка дел с разрешения руководителя. Например, закупка автомобилей BMW для руководства завода «АвтоВАЗ» не соответствует заявленной цели.

Говорите «нет» всему, что не соответствует целям и должностным обязанностям. Если вы предприниматель, не начинайте новые проекты. Наведите порядок в старых. Все важные задачи у вас уже выписаны, ими и занимайтесь. Если вы работаете на «АвтоВАЗе» и вам предлагают начать строить дома, то сначала надо разобраться со всеми задачами, связанными с авто.