Олег Казаков - E-mail. Ещё одно письмо…

Итак, вернёмся к возможностям современного электронного письма для бизнеса. Целью побуждающих писем является действие, к которому вы хотите склонить адресата или подчинённых ему людей. Цель уточняющих писем – также действие, но только уже в отношении вас самих. Цель же информационных писем – принятие адресатом новой информации или изменение мнения о текущей. Так или иначе, результатом любого письма является действие адресата. Заключить контракт, принять кандидата, утвердить план – наиболее распространённые цели деловых писем. Таким образом, E-mail мы относим к жанру побудительных текстов.

Целью любого E-mail является действие и, осознав это, мы столкнёмся с кризисом электронной почты – в своём арсенале побудить адресата сделать что-либо вы лишены самых действенных инструментов, известных на сей день науке.

Как составить текст, который побудит человека делать не что-либо, а то, что нужно вам в рамках ваших целей? Мы подробно рассмотрим цели электронных писем в последующих главах книги. Этими строками предлагаю закончить изучение общих терминов – «информации», «письма». В первых двух главах я хотел познакомить вас со своей интерпретацией этой ни для кого не новой информацией.

Прочтите этот абзац, а затем сделайте, пожалуйста, то, о чём я вас попрошу. Это крайне важно для дальнейшего наложения информации и развития вашей результативности. Когда дочитаете, обратите свой взор на папку «Отправленные» в вашем электронном ящике. Найдите последнее отправленное письмо. О чём оно? К какому из ранее описанных типов писем оно относится? Прочитайте его от первого до последнего слова. Кому предназначалось это письмо? Или, возможно, адресатов несколько? А теперь главный вопрос: для чего вы его отправили? Обязательно ответьте на него, начиная с фразы «для того, чтобы…». Не пытайтесь себя обмануть, начиная ответ со слов «потому что…». А теперь загляните в «Отправленные». Спасибо.

«К чему всё это?» – спросите вы или как минимум подумаете. К тому, что я поставил себе цель оторвать вас от чтения и обратить ваш взор на посторонний предмет. Удалось ли мне это? Вы честны перед собой, а в случае, если вы читаете эту книгу с интересом, и вам действительно хочется улучшить свои навыки делового письма, то я с высокой долей вероятности могу утверждать, что у меня получилось.

Читая «между строк», возможно, вы вновь вернулись к первому абзацу и попытались найти «что-то волшебное», что заставило вас сделать то, о чём я просил. Не ищите. Волшебных таблеток тут нет. Да, нам предстоит достаточно непростая работа. Нам придётся думать и что-то делать в зависимости от наших мыслей. Но не настолько всё страшно. Всё же есть простые и понятные алгоритмы, речевые обороты, фразы-клише, «слова-помощники», о которых мы подробно поговорим далее.

Главное, что нужно осознать на момент чтения этого предложения, что не нужно прикасаться к клавиатуре, если вы до конца не знаете, для чего вы хотите напечатать свой текст. Моя фамилия не Колумб и Америку своими мыслями я не открываю, вроде бы всё очевидно, но тогда ответьте мне, почему лишь 16 писем из почти 3000 имели значение? Именно понятная и конкретная цель письма будет определять тот набор инструментов, который вы будете применять в своём тексте.

Ясное осознание цели вашего письма – это добрая половина гарантии того, что вы своей цели достигнете.

Пусть вас не пугает возможная сложность данного утверждения. Я с большой долей вероятности могу судить, что навык целеполагания у читателя данной книги уже в какой-либо степени развит. И всё, что нам остаётся сделать, чтобы на 50% подобраться к своей цели, это научиться проецировать свое целеполагание на деловую переписку. Предлагаю начать.

Бывает ли у вас такое, что вы никак не можете приступить к чему-нибудь? Мы однозначно решились на какое-либо дело, но никак не можем начать. Готовясь написать письмо, мы начинаем вдруг зачем-то наводить порядок на столе, раскладываем бумаги, закрываем лишние программы на ноутбуке, либо, наоборот, открываем. Мы любыми способами находим себе занятие, чтобы оттянуть начало нашей работы.

Самая распространённая причина таких действий – элементарное незнание конечного результата и человеческая «аллергия к новшествам».