Олег Казаков - E-mail. Ещё одно письмо…

Несмотря на огромное количество ресурсов для электронной коммуникации, E-mail не теряет своей актуальности и даже в условиях такой конкуренции предоставляет нам следующие преимущества.

• Репутация E-mail – вы можете себе представить, что кандидат в вашу компанию на позицию руководителя отдела закупок отправляет своё резюме при помощи мессенджера в социальной сети? Сочтёте ли вы сей поступок серьёзным? Какое будет отношение к кандидату?

• Экологичность – при написании электронных писем не используется бумага, а значит, предотвращается вырубание деревьев.

• Вас не перебьют – не обязательно преимущество именно электронного письма, однако значимое и ценное для корпоративной культуры.

• Дешевизна – стоит отметить, что это плюс лишь до определённого предела. Не секрет, что скорость речи выше скорости «набивания» букв на клавиатуре в слова, а также, что час вашего времени имеет стоимостное выражение. Так вот, если на написание своей «электронной поэмы» вы тратите полтора часа, а эта сделка не принесет вам лишь горсть гороха, то ответьте мне – вы сэкономили?

• Персонификация – ваш ящик конфиденциальный, личный, а также обладает уникальным адресом.

• Оперативный доступ к данным – к той самой информации, которую вы отправляли своим партнёрам, друзьям, коллегам, членам семьи.

• Оффлайн работа – для того, чтобы написать письмо, вам вовсе не обязательно быть в сети, достаточно написать текст в любом текстовом редакторе.

• Многообразие – для большинства пользователей возможность зарегистрировать несколько почтовых ящиков является преимуществом. Лично я сторонник двух адресов – корпоративного и личного.

• Цитирование – при ответе вы можете использовать цитату отправленного вам сообщения, что не позволит потерять информацию.

Однако мы, люди, решили немного подпортить себе удовольствие от пользования электронной почтой и сделали следующее.

• Спам – тут всё прозрачно и для читателя этой книги комментарии излишни.

Термин «спам» вошёл в речь после скетча «Монти Пайтон» 2 2 «Монти Пайтон» – комик-группа из Великобритании, существовала с 1969-го по 2014 год. , где хор викингов распевает песню мясным консервам (SPAM – spiced ham, острая ветчина – мясные консервы компании Hormel Foods).

• Нет контакта глаз – визуальный контакт является крайне важным элементом общения. Смотреть на получателя информации – значит проявлять бо́льшую заинтересованность.

• Скорость донесения информации – тот факт, что ваше письмо было доставлено за секунду, вовсе не означает, что за ту же секунду оно будет открыто получателем и, что важнее, прочитано.

• Невозможность гарантированной доставки – ваш файерволл корпоративной сети может заблокировать исходящее письмо, а вы об этом никогда не узнаете.

• Ограничения на размер отправляемого сообщения – сам тест по меркам информационных единиц измерения практически не имеет веса, однако размер отправляемого вложения зачастую может быть ограничен.

• Вытеснение «живого» общения – многие пользователи электронных писем не идут на «живой» контакт с адресатом, хотя он может находиться в соседнем кабинете. Это крайне негативно сказывается на общем уровне развития. Повторюсь, большинство людей не умеют писать письма и своей ненужной перепиской создают дополнительную работу, которой можно было бы избежать, поговорив с человеком, глядя ему в глаза.

• Взлом – маловероятно, но факт, что ваши письма могут быть перехвачены и доставлены не только желаемым адресатам, но и злоумышленникам.

Каждая новая технология, вошедшая в наш мир, имеет свои преимущества и свои недостатки. Для того чтобы двигаться дальше, нам следует осознать как положительные, так и отрицательные аспекты инструментов, которые мы хотим изучить.

В деловой культуре понятие «E-mail» более широкое, чем русскоязычное «электронка». Оно подразумевает практически любой электронный обмен информацией, в том числе маркетинговые E-mail рассылки. Мы будем различать понятия «E-mail» и «E-mail рассылки». Возможно, читателю захочется изучить область именно электронной почты, относящуюся к массовым рассылкам, однако это тема для совсем другого изучения.

В этой книге я буду использовать терминологию, предполагающую, что электронное письмо используется в деловых целях. Его цель – побудить к действию, изменить мнение, убеждения и, возможно, заблуждения адресата в отношении чего-либо. И приёмы, позволяющие добиться успеха в его написании, вполне применимы и к другим «жанрам» электронного письма. Немного забегая вперёд, скажу, что все письма, которые находятся в вашей папке «Отправленные», делятся на три типа: письма побуждающие (направленные на корректировку модели поведения человека или группы людей), письма уточняющие (направленные на корректировку вашей модели поведения) и письма информационные (отчёты, свежие новости о компании и так далее). Возможно, могут быть ещё и ритуальные тексты (поздравления с днём рождения, прочие цикличные рассылки), но я бы не стал выделять их в отдельную группу, так как считаю, что их процент ничтожно мал.