Сергей Потапов: Как управлять персоналом

Таким образом можно пропустить важную информацию. Чтобы избежать подобного, нужно постоянно сосредоточиваться на словах собеседника.

Необходимо помнить о собственных интересах

Во время разговора необходимо помнить о преследуемых целях. Естественно, что собеседник будет стараться вовлечь вас в свои проблемы и интересы, однако этого допустить нельзя.

Необходимо воспринимать речь собеседника в целом

Нельзя обращать внимание только на слова собеседника, полностью выхватывая их из контекста. Всегда нужно помнить, о чем идет речь и обращать внимание на то, как говорит собеседник.

Каждый работник ежедневно получает и передает огромное количество информации, которая имеет тенденцию накапливаться с течением времени.

Для того чтобы извлекать из этого процесса максимальную выгоду, необходимо уметь пользоваться различными средствами сбора и хранения информации.

Рабочая переписка доступна всем без исключения, письмо можно прочитать и ответить в любое время. Однако, обилие переписки перегружает рабочее место, требуется время на написание и чтение.

Электронные средства связи (электронная почта, телеконференции) экономят время и бумагу. Но для их осуществления нужны специальные средства, которые не всегда доступны.

Запланированные и незапланированные, формальные и неформальные рабочие встречи являются оптимальным способом получения информации. Их недостаток – в большой потере времени и в неодинаковой важности встречи для отдельных ее участников.

Телефонные разговоры позволяют быстро решить все вопросы, что-то обсудить. Однако они не сопровождаются записью и зависят от качества связи.

Личные встречи – это наиболее распространенный способ получения информации, обладающий рядом преимуществ. Общаясь лично, можно контролировать процесс подачи информации, наладить связи для дальнейшей работы. Однако такое общение занимает много времени и может переходить в неформальное, отклоняться от намеченной темы.

Каждый сотрудник так или иначе участвует в процессе обмена информацией. Чтобы сделать этот обмен максимально эффективным, его нужно тщательно организовать. В процессе передачи информации участвуют три группы:

• руководители;

• подчиненные;

• прочие группы (коллеги, другие отделы, организации).

Для успешного осуществления процесса передачи информации необходимо твердо понимать, какую информацию необходимо передать руководителям, каким образом ее необходимо оформлять, а также как часто она требуется.

Необходимо понимать, какая именно информация должна быть передана подчиненным, каким образом это должно быть сделано. Не стоит также забывать о делегировании полномочий, может быть, кто-то другой, обладающий этой информацией, может сделать это не менее эффективно.

Необходимо знать, какие именно группы нуждаются в информации, кроме того, нужно выяснить, кто именно должен эту информацию получать. Важным вопросами также являются время и способ передачи информации.

Эти две противоположные теории предлагают различные варианты объяснения человеческого поведения. Мак-Грегор исходит из положения о том, что большинство менеджеров действуют, основываясь на собственных предположениях о причинах поведения людей. В зависимости от того, каких взглядов придерживается менеджер, по-разному может протекать деятельность сотрудников.

Основные положения теории X состоит в следующем:

• для человека естественно нежелание работать; при любом удобном случае он стремится уклониться от выполнения заданий;

• для того чтобы в таких условиях работа все-таки выполнялась, необходимо жестко контролировать сотрудников, применять различные угрозы и штрафы. Таким образом можно достичь желаемого результата;

• средний человек не склонен принимать ответственность на себя, он предпочитает, чтобы это сделал руководитель.

Основные положения теории Y заключаются в следующем: