А. Вышегородская - Как успевать все. Пособие по управлению временем

Принцип Эйзенхауэра.

В зависимости от срочности и важности дела/задачи выделяют четыре возможности их оценки и выполнения:

1. Срочные/важные дела– выполняются без промедления, т. е. немедленно.

2. Срочные/менее важные дела – не столь важные, но требующие установления кратчайших сроков исполнения. Возможна передача этих дел другому лицу.

3. Менее срочные/важные дела– нет надобности выполнять их срочно, они могут подождать, или их можно просто перепоручить. Однако, рано или поздно эти задачи/дела станут срочными и должны быть разрешены в кратчайшие сроки, поэтому пересмотрите список еще раз.

4. Менее срочные/менее важные дела– они не требуют быстрого реагирования, но если вы начинаете ими заниматься в первую очередь, то не сетуйте на то, что вам не хватило времени на решение первостепенных задач/ дел. От несущественных и несрочных задач/дел следует воздерживаться! Отправляйте их просто в «Корзину»!

Приведем схему данного принципа, которая наглядно представит вам степень важности ваших задач/дел.

Распределяя свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, вы значительно повысите свою производительность, продуктивность и результативность. Этот принцип касается не только производства, но прекрасно может сослужить хорошую службу домашним хозяйкам, школьникам, студентам и т. д. Бизнесмены могут добавить в список приоритетов, касающихся работы, еще и прибыльность, ведь все мы работаем по большому счету за деньги, а значит, на первое место должны выходить дела и цели, связанные с наибольшим получением прибыли или продвижением по карьерной лестнице.

Разобравшись с приоритетами, можно сказать, что мы осуществили своего рода планирование времени, т. е. составили свое жизненное расписание на день, неделю, месяц или квартал. Забегать далеко вперед тоже не стоит. Попробуйте для начала спланировать день или неделю, учитывая при этом, что вы должны за этот день или неделю хоть чуть-чуть приблизиться к большим целям, которые есть в вашем списке. Составлять свое расписание лучше в одно и то же время, желательно вечером, тогда с утра, на «свежую голову», у вас будет возможность внести коррективы в свой рабочий день, опираясь на уже готовый список. Я, например, для написания и корректировки расписания использую дорожное время, чтобы не «красть» на планирование минуты из рабочего времени или времени, которое с удовольствием можно провести в кругу семьи.

Обращаю ваше внимание на то, что для контроля над временем не надо тщательно записывать все, что вы делаете каждую минуту в течение двадцати четырех часов в день, – это пустая трата времени. Не нужно становиться жертвой плана и превращать планирование в цель своей жизни. Учет ради учета не дает эффекта, но планирование и привычка делать заметки о том, что можно забыть, а главное, отметки о выполнении намеченного, выручат любого человека и покажут, как просто добиваться намеченных целей, делая каждый день маленький шажок в их сторону.

Одно предупреждение! Избегайте завышенных планов, превращающих вас в загнанную лошадь и вгоняющих в синдром хронической усталости, обязательно учитывайте часы наиболее плодотворной работы, состояние здоровья и ваши биоритмы, о которых будет рассказано более подробно в следующих главах.

С незапамятных времен люди задают массу вопросов о том, кто мы такие, что мы должны сделать в жизни и зачем живем. Многие вопросы являются риторическими и подразумевают не наличие четкого ответа на поставленный вопрос, а бесконечные диспуты приверженцев того или иного течения, а зачастую и просто лентяев и балаболов, тратящих на бесполезные споры драгоценное время. Мне гораздо более близка другая категория вопросов, отвечая на которые, человек получает инструмент к максимально продуктивной, яркой и интересной жизни, учится тратить меньшие силы, пользоваться ситуацией и узнает других людей. От кого или чего мы зависим? Как использовать наши возможности? Как жить в гармонии с природой? Очень показательны в этом отношении исследования ученых, которые касаются наших биоритмов, темперамента, особенностей мышления, которые влияют и на формирование наших мотиваций. «Не прислушивание» к своему организму и наплевательское отношение к законам природы оборачивается «модным» синдромом хронической усталости, стрессами и… хроническим неуспеванием. Мы рассмотрим только маленькую часть того, что влияет на нашу успешную работу, на ее эффективность и быстроту исполнения. В заключении мы обобщим информацию в виде рекомендаций, которые будут однозначно полезны как домохозяйкам, так и людям, работающим в бизнесе, школьникам и студентам, молодым семьям… Универсального рецепта хорошего самоощущения, к сожалению, нет, важно почерпнуть из разных источников то, что подходит именно вам, разложить это в голове по полочкам, используя рекомендации, приведенные в этой книге, «приправить» их собственными мыслями – глядишь, и получится «максимально эффективная работа», а вопрос «как успевать все?» перестанет быть неразрешимой головоломкой.