Игорь Чумарин - Тайна предприятия - что и как защищать

Конфиденциальные документы создаются только в рабочее время и только на своем рабочем месте.

Создаваемые документы, над которыми работа еще не закончена, должны храниться таким же образом, как и готовые.

Включение конфиденциального фрагмента из другого документа в создаваемый делает новый конфиденциальным.

Конфиденциальные документы запрещено вторично использовать (под черновики других документов, для копирования на обратной стороне и пр.).

6. Учет конфиденциальных документов.

После создания и утверждения документа он должен быть немедленно зарегистрирован у секретаря по специальному отдельному делопроизводству, т. е. учтен по Журналу регистрации конфиденциальных документов (Приложение №_). Регистрации подлежат документы, в форме которых содержатся служебные записи об утверждении и(или) согласовании, а также конфиденциальная переписка. После регистрации документа он сдается секретарю на хранение.

Лицо, не зарегистрировавшее документ в указанный срок, несет за это ответственность.

7. Хранение конфиденциальных документов.

За организацию хранения конфиденциальных документов подразделения отвечает руководитель данного подразделения.

Конфиденциальные документы хранятся в недоступном для посторонних лиц месте (сейф, металлический шкаф, файл-бокс и пр.), исключающем несанкционированный доступ и пользование ими.

Конфиденциальные документы хранятся в папках-регистраторах с соответствующими пояснительными надписями. включая также Журналы регистрации. Первым листом в каждой папке должен быть перечень находящихся в ней документов.

Порядок хранения конфиденциальной информации на магнитных носителях определяется Инструкцией по защите конфиденциальной информации в информационной системе.

Сейф (металлический шкаф) с конфиденциальными документами должен быть постоянно закрыт на ключ, а в нерабочее время опечатан.

В подразделении должен быть один комплект ключей от сейфов - у руководителя подразделения или назначенного ответственного сотрудника. Остальные комплекты должны храниться в сейфе начальника СБ в опечатанном печатью руководителя данного подразделения пенале. Порядок опечатывания и сдачи под охрану сейфов определяется документами по внутриобъектовому режиму.

Строго запрещается хранение конфиденциальных документов вне специально оборудованных мест. Лицо, нарушившее установленный порядок хранения, несет за это ответственность.

8. Копирование конфиденциальных документов.

Копирование запрещено без указания дополнительными надписями (по умолчанию).

Копия конфиденциального документа является конфиденциальной.

Копирование допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения. Количество копий определяется исходя из служебной необходимости.

В правом верхнем углу копии под клише грифа конфиденциальности ставится штамп «Копия № _; всего копий - _».

При копировании зарегистрированного документа в Журнале регистрации делается соответствующая запись с указанием количества сделанных копий.

Работа с копиями производится в соответствии с указанным в данном Положении специальным делопроизводством, установленным для работы с оригиналами.

9. Перемещение конфиденциальных документов.

Документы с тем или иным статусом могут свободно перемещаться только на уровне лиц, имеющих допуск, соответствующий статусу документа (см. «Перечень документов предприятия, содержащих конфиденциальную информацию»).

Перемещение любого документа на более низкий уровень допуска возможно только при согласовании с руководителем подразделения.

10. Архивирование конфиденциальных документов.

По окончании сроков использования конфиденциальные документы сдаются для архивации в заклеенных и маркированных конвертах и хранятся в отдельных металлических шкафах (специальном помещении), закрытых на замок и опломбированных ответственным лицом. В каждом шкафу (на каждой полке) должна находиться опись конвертов, в каждом конверте - опись вложенных документов. На каждом пакете с конвертами должен быть прикреплен ярлык с указанием сроков хранения и года уничтожения. Сроки хранения определяются в соответствии с указаниями Росархива.

Документы подразделений из архива востребуются на основании письменного запроса руководителя подразделения с произведением необходимых записей в Книгу выдачи конфиденциальных документов из архива во временное пользование.