Иван Феоктистов - Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством, и соответственно формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н (далее – ПБУ 10/99).

Так, в отношении расходов на служебные командировки все условия признания расхода в учете выполняются только при возвращении работника из командировки и сдаче авансового отчета. В бухгалтерском учете расходы по командировке, приходящейся как на предыдущий, так и на текущий отчетные периоды, признаются в учете полностью в отчетном периоде, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Командировки, связанные с приобретением оборудования, нематериальных активов и материалов. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия иногда несут затраты на командировки, целью которых является приобретение оборудования, нематериальных активов и материалов. Такие командировки также считаются служебными, однако их отражение в бухгалтерском учете имеет некоторые особенности.

В соответствии с пунктом 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н (далее – ПБУ 6/01), первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ). При этом под фактическими затратами понимаются любые затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, в том числе и командировочные расходы.

Аналогичным образом формируется фактическая себестоимость материально-производственных запасов. Об этом сказано в пункте 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н (далее – ПБУ 5/01).

Что касается нематериальных активов, то они принимаются к учету по первоначальной стоимости, которая формируется из всех фактических расходов на приобретение нематериального актива, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Это отмечено в пункте 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов», утвержденного приказом Минфина России от 16 октября 2000 г. № 91н (далее – ПБУ 14/2000).

Таким образом, вышеуказанные командировочные расходы будут относиться на увеличение балансовой стоимости приобретенного оборудования, нематериальных активов или материалов. Списание на издержки производства и обращения приобретенного оборудования и нематериальных активов производится через суммы амортизации. Если командировка связана с приобретением материалов, то затраты на эту командировку будут относиться на стоимость материалов и включаться в себестоимость продукции (работ, услуг) по мере использования материалов в производственных целях.

Если срок командировки составляет один день, то есть сотрудники возвращаются в тот же день, что и уехали, нужно ли им платить за этот единственный день суточные? Нет, не нужно.

Во-первых, при служебных поездках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в пункте 15 Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» (утверждена Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62).