Иван Феоктистов - Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

Как установлено судом и следует из материалов дела, командировочные расходы не приняты налоговым органом для целей налогообложения, поскольку не включены в перечень таких расходов в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Не поименованные в этой статье затраты на заказ и возврат билетов и взимаемый при покупке билета сервисный сбор также относятся к оплате проезда работника. Бронирование номера в гостинице прямо относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницами. Таким образом, у налоговиков отсутствовали основания для исключения рассматриваемых расходов из состава затрат.

При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по найму помещения, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника. При этом следует учесть нюансы в налогообложении (налогообложение возмещаемых расходов без предоставления оправдательных документов рассмотрено ниже).

Иногда организации арендуют для своих сотрудников, находящихся в командировке, квартиры. Можно ли арендную плату в этом случае исключить из налогооблагаемой прибыли? Минфин России в письме от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/112 отвечает на этот вопрос отрицательно. Логика чиновников такая: у организации не может быть документов, подтверждающих, что работник проживал во время командировки именно в арендованной квартире. А как известно, затраты, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Однако чиновники писали свое письмо в 2005 году. С 2006 года фирмы смогут без каких-либо возражений чиновников списывать на расходы часть арендной платы, приходящуюся на те дни, когда в квартире проживали командированные работники

Дело в том, что с этого года организации смогут уменьшить налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. В редакции статьи 252 Налогового кодекса РФ среди таких документов назван и приказ о командировке. Таким образом, при наличии приказа о командировке работника в тот город, в котором арендована квартира, проблем со списанием арендной платы не будет.

Поспорить с инспекторами придется лишь в том случае, если фирма спишет на расходы арендную плату за те дни, когда квартира пустовала. Свою правоту предприятие может отстоять с помощью следующих аргументов.

Квартира нужна, чтобы обеспечить проживание командированных сотрудников. Арендовать же квартиру на несколько дней или снимать номер в гостинице, как правило, невыгодно. Краткосрочная аренда или проживание в гостинице могут обойтись куда дороже, чем наем жилого помещения на длительный срок. Да и каждый раз подыскивать подходящее помещение в другом городе и заключать при этом новый договор – дело хлопотное и требующее дополнительных трудозатрат.

Выходит, долгосрочная аренда позволяет фирме сэкономить деньги и время своих сотрудников. Поэтому затраты на такую аренду безусловно можно считать экономически оправданными. И если фирма сможет подтвердить их документами (договором, платежными поручениями и т. д.), никаких препятствий для списания арендной платы в уменьшение налогооблагаемой прибыли быть не должно. Вполне возможно, что такие доводы убедят суд и вам удастся списать на расходы всю сумму арендной платы.

Надо сказать, что Минфин России действительно изменил свое мнение по этому вопросу. Так в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533 чиновники указали, что расходы по содержанию квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и др.), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Многие до сих пор полагают, что фирма должна возместить неподтвержденные расходы из расчета не менее чем 12 рублей в сутки. Эта норма установлена для работников бюджетных учреждений (постановление Правительства от 2 октября 2002 г. № 729). Однако коммерческие фирмы не должны теперь ориентироваться на эти нормы. Если работодатель по своему желанию может возвратить деньги сотруднику, то размер такого возмещения нужно прописать в трудовом договоре. Тогда фирма даже сможет учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ.