Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Возьмем снова нашего писца. В конце своего послания он мог бы предложить сыну некоторый компромисс. Хорошо, сын хочет весело проводить время с певцами и музыкантами — но ведь на это нужны деньги, да и семейное дело продолжать надо. Почему бы сыну не поработать какое-то время вместе с отцом — а на заработанные деньги он сможет от души погулять со своими богемными товарищами. И отцу будет польза, и сыну удовольствие.

Ситуация с поставкой строительных конструкций, конечно, отличается от нашей педагогической истории, но и в ней компромиссу есть место. В конце своей претензии мы тоже можем пойти навстречу адресату:

Мы понимаем, что стоящие в Вашем регионе морозы и шквальный ветер серьезно затрудняют отгрузку конструкций большого размера. Поэтому на время, пока погодные условия не нормализуются, мы готовы получать от Вас элементы конструкций в разобранном виде и собирать их на месте…

Адресат поймет, что мы не стараемся его утопить, и, возможно, увидит в нас не врагов, а союзников.

Пока мы в основном критиковали шумерское письмо. Но обратите внимание, какими словами оно заканчивается. Тут нам не грех и поучиться. «Подними голову, грудь распрями — человек же ты! Средь мудрецов городских ты должен быть лучшим! Город твой, место прекрасное, да назовет твое имя! Имя честное, слово доброе да будет дано тебе твоим богом!»

Наша задача — чтобы адресат захотел исправиться. Стоит показать, что мы верим в возможность такого исправления. В ситуации с поставкой строительных конструкций это можно было бы сделать так:

Надеемся, что в дальнейшем график поставок будет соблюдаться, наши компании смогут наверстать упущенное время и совместными усилиями завершить проект в срок.

Есть шанс, что читатель заразится нашим оптимизмом и прислушается к критике.

Еще один набор приемов пора собрать воедино. В претензии, как и в отказе, эти приемы можно компоновать «по месту», то есть использовать не все, а только те, которые позволяет ситуация, — например, в соответствии со следующим клише.

Допустим, наша компания приобрела у компании Х фильтры для очистки питьевой воды. Фильтры начали барахлить, и мы вынуждены писать поставщику претензию. Эта претензия может выглядеть так.

Адресат услышит наши требования, но не почувствует себя загнанным в угол, а значит, ему будет легче согласиться.

Шаблоны из этой и других глав можно скачать по адресу sashakarepina.com/writingbook

Примеры использования приемов делового письма можно найти где угодно. Если под рукой нет томика Пушкина или пары глиняных шумерских табличек, это совершенно не повод опускать руки.

Вот, например, недавно мы с коллегами заскочили поужинать в небольшое кафе. По случаю рабочего дня зал был пуст, но экран для караоке под потолком все равно подсказывал бегущей строкой слова песни:

Читая текст на экране, я подумала: а ведь эта песня — классическое признание, еще один вид письма, в котором очень важен правильный образ. Мы сообщаем адресату, что в чем-то оступились, недосмотрели, недоделали. Взялись подготовить отчет к четвергу — и не успеваем. Запросили на проект три миллиона — но видим, что на деле потребуется не меньше пяти. Обещали привезти на корпоратив Мадонну — а договориться удалось только с солистами местной филармонии.

Ничего не поделаешь, нужно признаться. Но так не хочется, чтобы после признания на нас поставили крест, посчитав никчемными неумехами. Наоборот, хочется, чтобы поняли: несмотря на досадный прокол, с нами можно и даже нужно иметь дело.

Приемы для этого случая тоже есть — и некоторые из них авторы песни весьма умело используют.