Александр Филатов - Управление рисками, аудит и внутренний контроль

3.3.9. Для проведения заседания требуется наличие кворума, который рекомендуется устанавливать на уровне не менее половины участников. При этом если в состав комитета по аудиту входит только три директора, рекомендуется, чтобы для наличия кворума участвовали все члены комитета. Рекомендуется, принимать решение простым большинством голосов членов комитета, участвующих в голосовании. На все обсуждаемые вопросы должно выделяться достаточно времени для их обсуждения, участники заседания не должны испытывать давление из-за недостаточного количества времени. Поэтому при планировании длительности заседании необходимо учитывать, что обсуждение вопросов может потребовать больше времени, чем заложено в повестке дня. В установленные сроки после заседания комитета секретарь комитета составляет протокол, который направляется на согласование и утверждение всем членам комитета, при этом любой член комитета может дополнительно изложить свое мнение в протоколе. Протокол заседания считается утвержденным, если получены согласования всех членов комитета. После подписания протокола председателем комитета по аудиту или лицом, председательствовавшим на данном заседании комитета, он направляется через корпоративного секретаря совету директоров.

3.4. Роль председателя Комитета по аудиту

3.4.1. Комитет по аудиту возглавляет председатель комитета, избираемый советом директоров из числа независимых директоров по представлению председателя совета директоров или председателя комитета по назначениям совета директоров.

3.4.2. В случае отсутствия по каким-либо причинам председателя комитета на заседании, члены комитета, присутствующие на заседании, могут выбрать из своего числа лицо, которое будет председательствовать на данном заседании комитета.

3.4.3. В процессе заседания председатель играет роль наблюдателя, предоставляя возможность всем высказаться, следя за регламентом и управляя процессом обсуждения. Подводя итог дискуссии, он четко формулирует выводы для постановки вопросов на голосование и записи в протокол. Также стоит обратить особое внимание на то, чтобы в обсуждении вопросов участвовали все участники заседания.

3.4.4. Председатель комитета по аудиту играет ключевую роль в организации эффективной работы комитета. Председатель Комитета должен быть примером пунктуальности, собранности и требовательности к себе. От его отношения к своим обязанностям во многом зависит отношение к работе других членов комитета. Председатель должен стремиться создать атмосферу конструктивного, доброжелательного диалога и поощрять открытое высказывание каждым аудитором своего мнения. Это достигается за счет поддержания контакта с членами комитета и проведения с ними предварительных бесед для выяснения их позиции.

3.4.5. Председатель комитета по аудиту может быть освобожден от исполнения обязанностей председателя комитета в любое время решением совета директоров. Не рекомендуется избирать председателем (членом) комитета по аудиту председателя совета директоров в связи со значительным объемом функций, возлагаемых на комитет по аудиту. По этой же причине не рекомендуется избирать председателя комитета по аудиту председателем другого комитета совета директоров.

3.4.6. Председатель комитета по аудиту выполняет следующие функции:

– определяет порядок работы комитета;

– определяет приоритеты в деятельности комитета и формирует план работы комитета;

– созывает заседания комитета и председательствует на них;

– предлагает повестку дня заседаний комитета;

– способствует проведению открытого и конструктивного обсуждения вопросов повестки дня и выработке согласованных заключений и рекомендаций;

– докладывает о результатах работы комитета совету директоров, в том числе в рамках годового отчета о деятельности комитета;

– представляет комитет по аудиту в отношениях с исполнительными органами компании, ревизионной комиссией компании, внешним аудитором компании, другими лицами и организациями, привлеченными к работе комитетом по аудиту или компанией, по вопросам компетенции комитета по аудиту.

3.5. Ресурсы

3.5.1 Комитет по аудиту должен обладать ресурсами, необходимыми для выполнения комитетом своих обязанностей.

3.5.2. Бюджет комитета по аудиту является частью бюджета совета директоров и должен учитывать возможность привлечения комитетом независимого консультанта для получения экспертизы по отдельным вопросам деятельности комитета. На первом после избрания комитета по аудиту заседании обсуждается предложение по общему размеру и статьям бюджета, подготовленное председателем комитета по аудиту. Принятые комитетом предложения по бюджету и любые корректировки к нему утверждаются советом директоров.