Сергей Авдошин - Информатизация бизнеса. Управление рисками

Чтобы принять решение об использовании ИТ-аутсорсинга, необходимо не только определить цели аутсорсинга и избавиться от опасений о передаче информации сторонним лицам, но и проанализировать возможности его использования для конкретной организации. Для этого желательно выполнить ряд мероприятий, которые позволят спланировать и подготовиться к процессу перехода, а именно:

• выполнить проверку согласованности инициативы аутсорсинга с ИТ-стратегией и направлением бизнеса (для «закрытых» оборонных предприятий, некоторых банков ИТ-аутсорсинг может быть частично или полностью неприменим);

• определить, какие процессы и для каких элементов ИТ-сервисов и инфраструктуры будут выполняться внешним подрядчиком;

• определить требования к процессам, передаваемым внешнему подрядчику, и показатели для контроля их выполнения;

• определить критерии выбора внешнего подрядчика;

• разработать периодическую процедуру контроля процессов, выполняемых внешним подрядчиком, сформировать проект договора на услуги аутсорсинга, фиксирующий все требования к процессам;

• выработать стратегию развития ИТ и провести ИТ-аудит: консолидацию и виртуализацию серверных систем и систем хранения данных, стандартизацию рабочих мест пользователей, анализ, стандартизацию и оптимизацию процессов управления и поддержки ИТ;

• выполнить оценку ИТ-ресурсов (зарплаты ИТ-специалистов, программное обеспечение, стоимость аренды площадей и прочее), реальной стоимости предоставления ИТ-услуг и их влияния на бизнес.

Для сведения к минимуму рисков на этапе выбора ИТ-функций, подлежащих передаче на аутсорсинг, необходимо понимать, что ключевые бизнес-функции процесса на аутсорсинговое обслуживание переносить категорически не рекомендуется. Решение о переводе конкретной функции на ИТ-обслуживание основывается на сравнении экономических оценок стоимости текущего процесса и стоимости, предлагаемой на рынке ИТ-аутсорсинга.

В рамках подготовки к ИТ-аутсорсингу заказчик также должен определить, что входит в состав информационных технологий, что востребовано пользователями, какое качество необходимо, как это качество достигается и сколько это стоит. Для этого необходимо упорядочивание организационной структуры ИТ: функций, границ ответственности, регламентов и инструкций по основным процессам управления ИТ. Все эти действия заказчик может выполнить сам или передать поставщику услуг. Очень часто аутсорсинговые компании помогают потенциальной компании составить и проанализировать текущее состояние ИТ-инфраструктуры, ИТ-бюджета и выбрать оптимальную модель ИТ-аутсорсинга.

Привлечение специалистов с определенными знаниями и навыками является одним из главных преимуществ использования аутсорсинга. Привлечение к выполнению проектов опытных специалистов, высвобождение внутренних ресурсов для решения других задач позволяют значительно сократить издержки на поиск специалистов с нужной квалификацией или обучение существующих сотрудников.

Также среди преимуществ необходимо отдельно отметить повышение качества предоставления услуг внешним и внутренним потребителям компании, которое достигается за счет ведения проектов с применением современных методологий и средств разработки, обеспечивающих высокое качество выполнения работ, использование в проектах перспективных технологий, возможности дальнейшего развития системы и ее взаимодействия с другими системами.

Сокращение сроков реализации проектов, использование отлаженной инфраструктуры реализации проектов, быстрое внедрение новых технологий и мониторинг результатов в ходе проекта являются еще одним существенным плюсом привлечения аутсорсинговой компании.

Нередко за счет аутсорсинга наблюдается повышение прозрачности управления ИТ, позволяющей обоснованно и своевременно принимать решения об изменениях в ИТ-инфраструктуре и в реализации ИТ-процессов. К прочим выгодам можно отнести:

• оптимизацию ресурсов, направленных на контроль непрофильных ИТ-активов и процессов;

• повышение качества ведения бизнес-процессов и отдачи от бизнес-активов за счет увеличения качества ИТ-сервисов;

• снижение бизнес-рисков за счет оптимизации и повышения надежности ИТ-сервисов.

При всех перечисленных преимуществах необходимо отметить, что аутсорсинг связан с большим количеством рисков, начиная с риска доверия своей информации сторонней компании и заканчивая экономическими рисками, которые возникают в случае недостаточной компетенции провайдера. Для достижения цели, поставленной при переходе на ИТ-аутсорсинг, необходимо решить задачи гибкого управления рисками и сведения их к минимуму.