Wolfgang Gaess - Datenschutz mit bewährten Methoden des Risikomanagements

Fachbereiche arbeiten in erster Linie mit den für die jeweilige Fachbereichsarbeiterstellten Arbeitsanweisungen. Es hat sich bewährt, fachbereichsfremde Themen als Merkpunkte, Verlinkungenoder Kurzkapitelin das fachbereichsspezifische Dokument hineinzutragen und einzuarbeiten. Der Bearbeiter eines Themas wird auf diesem Wege mit einer zu beachtenden datenschutzrechtlichenMaßnahme unausweichlich konfrontiert.

Zu Level 4:Hilfsdokumente zur Unterstützung der themenspezifischen Vorgaben sind z.B. in Form einer Matrix, Vorlage/Templateoder Checklisteerstellt.

Beispiel:Ein Beispiel ist das Verarbeitungsverzeichnis.

Im Level 1 Dokument (für den Bereich Datenschutz die Datenschutzrichtlinie) wird definiert, dass ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen ist. Es werden auch die Grundsätze festgelegt. Bei dem Thema „Verarbeitungsverzeichnis“ besteht ein umfassender Erläuterungsbedarf(auf welchem Detaillevel ist es zu führen, welche Akteure sollen es führen, welche sind die Aktualisierungsereignisse etc.).

Daher empfiehlt sich die Anfertigung einer eigenen Arbeitsanweisungfür dieses Thema (also ein Level 2 Dokument). Das Verarbeitungsverzeichnis ist i.d.R. dann zu aktualisieren, wenn neue Prozesse im Unternehmen geschaffen oder bestehende Prozesse abgeändert werden. In diesen im Schwerpunkt auf Organisationsänderung angelegten Prozessen sollte die Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses als Merkposten mit aufgenommen werden. Das kann z.B. ein zusätzlicher Prüfpunkt bei einem Projektsteckbrief oder ein zusätzlicher Prüfpunkteiner Checkliste für den Einkauf von Dienstleistungen sein. Hierbei handelt es sich nach dieser Nomenklatur um eine „Level 3“ Dokumentation.

Für das Verarbeitungsverzeichnis wird idealerweise eine Vorlageerstellt (etwa auf MS Excel Basis). Ebenfalls wird möglicherweise noch ein eher pragmatisch und einfach gestalteter Ausfüllhinweiserarbeitet. Bei beiden Dokumenten würde es sich nach dieser Nomenklatur um ein Level 4 Dokument handeln.

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