Stefan Frädrich - Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro

»So, jetzt steckt die gesamte Post von heute in einer Mappe. Der Eingangsstempel ist drauf. Also ab damit zum Boss!« Halt, Günter! Einfach Umschlag aufreißen, abstempeln und abliefern – so läuft das nicht. Die Chefin oder der Chef muss sich die Zeit noch viel besser einteilen als du. Du hilfst dabei, wenn du die Unterlagen so vorbereitest, dass sie oder er sich schnell einen Überblick verschaffen kann: Füge zu den Schriftstücken schon vorhandene Unterlagen hinzu. Ergänzende Informationen – zum Beispiel aus einem Telefonat – kannst du auf einer Haftnotiz festhalten. Zu einem eingehenden Auftrag ergänzt du auch das Angebot deiner Firma. Rechnungen werden mit Bestellungen verglichen und abgezeichnet. Wenn die Chefin oder der Chef einverstanden ist, kannst du wichtige Stellen im Brief schon vorab markieren. Fachzeitschriften blätterst du grob durch, interessante Artikel werden mit einer Haftnotiz gekennzeichnet.

»So wird die Postmappe ja zu einem richtigen Arbeitshandbuch.« Genau, Günter, gut erkannt!

Alles drin? Dann geht die Post wirklich ab!

»Zum Glück musst ich beim Versand ja nur dafür sorgen, dass alles rechtzeitig zur Post kommt.« Na, Günter, wieder mal nur den Feierabend im Sinn? Nimm dir für den Postversand ein wenig mehr Zeit und du sparst dir aufwendige Nachsendungen: Du prüfst, ob alle ergänzenden Unterlagen tatsächlich beigefügt sind. Stimmen Name und Anschrift – auch bei der Anrede? Doktortitel nicht vergessen!

Rechtschreibfehler sprechen nicht gerade für den Absender. Deshalb liest du Briefe vor dem Versand am besten noch einmal durch und achtest auf flüchtige Buchstabendreher oder falsche Satzzeichen. Und: Auch Chefs übersehen manchmal etwas – überprüfe deshalb, ob die Briefe unterschrieben wurden. Verwende immer eine angemessene Kuvertgröße und achte auf die richtige Frankierung. Bei Post, die termingerecht verschickt werden muss, stimmst du dich mit deiner Chefin ab, ob du die Sendung persönlich zur Post bringst und am Schalter abgibst.

Auf den Punkt gebracht: Auch für E-Mails gelten Höflichkeit und guter Schreibstil.

»Zum Glück geht das bei E-Mails alles viel schneller: tippen, Anhänge ergänzen, klick und weg!« Das stimmt allerdings. E-Mails sind der schnellste Weg, um Informationen weiterzugeben.

Trotzdem nun ein paar wichtige Knigge-Tipps für elektronische Post: In der Kürze liegt die Würze. Beschränke dich auf das Wesentliche! Überlange Mails werden ungern bearbeitet. Verwende aussagekräftige Betreffzeilen! Es macht den Empfänger auf den Inhalt aufmerksam. Und deine Mail wird bestimmt gelesen. Lösche die ursprüngliche Nachricht oder reduziere sie auf das Wesentliche, wenn du nur auf eine E-Mail antwortest. Achte auf einen guten Schreibstil! Der Umgangston kann zwar etwas lockerer sein als beim Brief, aber schlampig verfasste Nachrichten hinterlassen einen schlechten Eindruck. Versende nur Texte, die du auch auf eine Postkarte schreiben würdest!

Arbeitgeber haben übrigens das Recht, während der Arbeitszeit versandte Mails zu kontrollieren. »Hm, also keine Witzesammlung über den Büro-PC versenden?« Nein, Günter, das solltest du bleiben lassen. Lass dir solche E-Mails am besten an ein privates E-Mail-Postfach senden.

E-Mails nicht überfrachten! Das überfordert.

»Und wenn ich wichtige Informationen weitergeben muss, die vertraulich sind?« Dann solltest du ganz auf den Versand per E-Mail verzichten – es sei denn, alle Partner verfügen über sichere Verschlüsselungssysteme. Ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat ist sicher die bessere Lösung.

Verzichte auch unbedingt auf blinkende Hintergründe und aufwendig gestaltete Texte! Manche E-Mail-Programme verarbeiten das zu wilden Hieroglyphen. Chaos statt Text – muss nicht sein! Überlade deine E-Mails auch nicht mit übergroßen Anhängen! Das verzögert den Versand und Empfang. Kündige solche Mails am besten an und verteile umfangreiche Daten auf mehrere Mails! Und: Es ist schlicht unhöflich, in einer Geschäfts-E-Mail auf die Groß- und Kleinschreibung zu verzichten!

»Schon gut, dann entferne ich das Feuerwerkbriefpapier eben wieder und versende meine Urlaubsbilder auf CD-ROM!« Kluge Idee, Schweinehund.

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