Axel-Bruno Naumann - Business-Analyse

Fehlende Leistungspotenziale sind in vielen Fällen IT-Systeme beziehungsweise IT-Unterstützung, die neu zu erstellen oder zu verbessern sind. Darüber hinaus sollten allerdings auch Geschäftsprozesse, strukturelle Veränderungen und kulturelle Aspekte berücksichtigt werden.

Bei einer Fokussierung allein auf Schwächen und deren Ursachen übersieht man leicht, welche Leistungspotenziale bereits bestehen. Vorhandene Stärken sollten genutzt und nicht durch Veränderungen (leichtfertig) geopfert werden. Bestehende Leistungspotenziale können analog leistungsfähige IT-Systeme, störungsfreie Geschäftsprozesse, funktionierende Strukturen oder eine positive Kultur sein.

Die TREND Möbelhäuser haben seit einiger Zeit stagnierende und leicht rückläufige Umsätze festgestellt. Auf Vorschlag der Geschäftsführung werden nun Business-Analysten beauftragt, die Ist-Situation näher zu untersuchen. Das Problem ist durch die rückläufigen Umsätze beschrieben. Die Business-Analysten müssen nun die dahinterliegenden Ursachen analysieren.

Sie identifizieren als fehlendes Leistungspotenzial, dass Kunden im Internetauftritt von TREND nicht nach Möbeln suchen, geschweige denn diese kaufen können. Wesentliche bestehende Leistungspotenziale sind die Möbelhäuser, in denen die Kunden einen sehr guten Service erhalten. Diese vorhandenen Leistungspotenziale müssen bei allen geplanten und notwendigen Veränderungen erhalten bleiben.

Geschäftsanforderungen

Wurde die Ist-Situation auf fehlende und bestehende Leistungspotenziale untersucht, werden in einem zweiten Schritt die Geschäftsanforderungen, d.h. die Ziele formuliert. Dadurch wird der Soll-Zustand beschrieben, ohne dass bereits Maßnahmen oder Wege zur Erreichung dieses Soll-Zustands festgelegt werden. Ziele sind erwünschte Wirkungen, erwünschte Ereignisse oder Ergebnisse. Sie beschreiben, was erreicht werden soll, nicht wie es erreicht werden soll. In vielen Fällen lassen sich die Geschäftsanforderungen aus den fehlenden und bestehenden Leistungspotenzialen ableiten.

Aus dem fehlenden Leistungspotenzial „sinkende Umsätze“ formulieren die Business-Analysten „steigende Umsätze“ als eine unter mehreren Geschäftsanforderungen. Aus dem bestehenden Leistungspotenzial „guter Service in den Möbelhäusern“ wird die Geschäftsanforderung, dass dieser Service erhalten bleiben soll, unabhängig davon, welche Veränderungen beziehungsweise Lösungen bei TREND umgesetzt werden.

Die Geschäftsanforderungen sind zu vervollständigen. Die Zielklassen Wirtschaftliche Ziele, Leistungsziele, Kulturelle Ziele und Vorgehensziele können helfen, bisher nicht erkannte Ziele zu erkennen und die Sammlung zu vervollständigen (siehe dazu Kapitel 1.3).

Lösungsansätze

Lösungsansätze beschreiben grobe Wege, wie die Ist-Situation zielgerichtet verbessert und zu einem angestrebten Soll-Zustand geführt werden kann. In vielen Fällen bündeln Lösungsansätze Maßnahmen, die Veränderungen an bestehenden IT-Systemen, Geschäftsprozessen oder der Aufbauorganisation beschreiben. Im Rahmen der Erstellung eines Business Case werden mögliche Lösungsrichtungen formuliert, aus denen nach dem Schritt Empfehlung ein Lösungsansatz gewählt wird, der im Konzept Requirements Engineering detailliert und umsetzungsreif ausgearbeitet wird.

Genauso wie es diverse Ausgangssituationen für die Erstellung eines Business Case gibt, sind auch unterschiedlichste Lösungsansätze denkbar. Häufig sind die folgenden Lösungsrichtungen anzutreffen:

Make or Buy (eine Lösung selbst erstellen oder kaufen)

kleine, mittlere oder große Veränderung

kurz-, mittel- oder langfristige Anpassungen

Quick Wins (schnelle Verbesserungen).

Unabhängig vom gewählten Lösungsansatz sollte festgelegt und dokumentiert werden, was verändert werden darf, soll oder muss (in Scope), und was nicht verändert werden darf oder soll (out of Scope).

Empfehlung

Im Schritt Empfehlung fließen alle drei vorhergehenden Schritte zusammen. Es wird versucht, aus den erarbeiteten Lösungsansätzen den besten herauszufinden. Dazu wird geprüft, welcher Lösungsansatz voraussichtlich die Geschäftsanforderungen (Ziele) am besten erreichen wird. Neben einer finanziellen Analyse oder Kosten-Nutzen-Analyse wird in den meisten Fällen auch eine Risikoanalyse erstellt, welche Risiken mit den einzelnen Lösungsansätzen verbunden sind.

Handlungsfelder

Die Handlungsfelder bestehen aus den drei Komponenten berufliche Handlungskompetenz, wichtige Zielgruppe und Ergebnistyp. Die Handlungskompetenz der Business-Analysten ist gegeben, wenn sie die betrieblichen Zusammenhänge (Geschäftsverständnis) und das Big Picture verstehen. Wichtige Zielgruppe sind Kunden, seien es interne oder externe, für die eine Veränderung einen Mehrwert erbringen soll. Business-Analysten sind in den wenigsten Fällen in der Position des Entscheiders. Das Management entscheidet aufgrund des Business Case über das weitere Vorgehen. Dies kann ein Gremium sein (beispielsweise der Lenkungsausschuss eines Projekts oder ein Projekt-Portfolio-Board) oder eine Einzelperson (Führungskraft, Sponsor, Auftraggeber).

Alle vier Schritte, von den Leistungspotenzialen bis hin zur Empfehlung, fließen als Ergebnistyp dieses Konzepts im Dokument Business Case zusammen. In der Praxis werden dafür unterschiedliche Bezeichnungen verwendet, z.B. Entscheidungsvorlage, Wirtschaftlichkeitsrechnung oder eben Business Case.

Eine ausführliche Beschreibung des Konzepts Business Case findet sich in Kapitel 1.

G.3.3 Requirements Engineering

Abb. G.09: Requirements Engineering

Das zweite Konzept der ibo-Anforderungstür ®ist für viele Business-Analysten das Hauptbetätigungsfeld. Die Bezeichnungen für diesen Teil der Business-Analyse sind vielfältig: Anforderungsanalyse, Anforderungsmanagement, Feinkonzept oder auch fachliche Spezifikation finden sich in der Praxis. Allen gemein ist, dass sie die Aufgaben beschreiben, die mit der Ermittlung von Anforderungen, deren Analyse und Dokumentation verbunden sind.

In diesem Konzept Requirements Engineering wird ein praxisbewährtes sechsstufiges Vorgehensmodell dargestellt, das den Prinzipien „Vom Groben zum Detail“ und „Rationales Entscheiden“ folgt.

Vorbereitung

„In allen Dingen hängt der Erfolg von den Vorbereitungen ab.“

Konfuzius

Die Vorbereitung greift auf die Ergebnisse der Planung aus dem Konzept Business-Analyse-Planung und -Steuerung zurück. Für kleinere Veränderungen wird möglicherweise auf eine Planung und Steuerung der Business-Analyse verzichtet; dann sollte die Vorbereitung allerdings besonders sorgfältig sein.

In der Vorbereitung wird insbesondere der folgende Schritt Anforderungsermittlung detaillierter geplant. Im Sinne einer rollierenden Planung werden die weiteren Schritte erst gröber und dann zunehmend detaillierter vorbereitet.

Zunächst bestimmen Business-Analysten insbesondere die Anforderungsquellen, die Inhalte, die ermittelt werden sollen, und die Techniken, mit denen die Anforderungen erhoben werden. Eine gute Vorbereitung ist für die beteiligten Stakeholder sicht- und spürbar. Die in die Vorbereitung investierte Zeit rentiert sich in vielen Fällen, weil eine strukturierte und ergebnisorientierte Herangehensweise in der Ermittlung die Vollständigkeit und die Qualität der Anforderungen fördert.

Anforderungsermittlung

Sehr gebräuchliche Techniken der Ermittlung von Anforderungen sind Workshops und Interviews. Daneben gibt es weitere bewährte Werkzeuge, die Business-Analysten nutzen können; sie werden in Kapitel 2.3vorgestellt.