Брюс Тулган - Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Каждый раз, назначая человека работать над новым проектом, давая ему новое задание или делая за что-то ответственным, вы обязаны спросить себя: имеет ли этот сотрудник доступ к необходимым для выполнения порученной работы средствам? Сделайте планирование ресурсов неотъемлемой частью вашего постоянного личного общения с каждым подчиненным.

Обучите людей искусству инвентаризации своих потребностей в средствах. Спросите их: «Как вы считаете, какие основные ресурсы вам необходимы, чтобы выполнить этот проект или задание?» Эту нехитрую привычку совсем несложно сделать неотъемлемым компонентом бесед с подчиненными. Вам нужно регулярно обсуждать с сотрудниками ресурсы, в которых они нуждаются или которые хотели бы иметь, а также то, на какие средства они фактически могут рассчитывать. Люди нуждаются в руководящем участии и направлении, а порой в помощи или прямом вмешательстве.

Наши исследования показали, что практически все потенциальные ресурсы, которые могут потребоваться сотруднику, укладываются в не слишком длинный список.

• Рабочее пространство.

• Снабжение.

• Материалы.

• Оборудование.

• Транспортировка.

• Информация.

• Производственный процесс.

• Техническое обслуживание.

• Персонал.

• Талант.

• Тренинги.

• Коммуникации.

• Сотрудничество.

Вы можете использовать этот список в качестве вспомогательного инструмента при подготовке к обсуждению и планированию потребностей подчиненных в ресурсах. Если он вам не вполне подходит, не пожалейте времени на то, чтобы обдумать, в каких средствах нуждаются ваши сотрудники для выполнения их задач, и составьте собственный перечень, которым будете пользоваться во время регулярных диалогов с коллективом.

Впрочем, какой бы список вы не использовали, составленный вами или приведенный выше, есть один ресурс, без которого не удается обойтись никому и никогда. Это время. Если вы хотите научить сотрудников самостоятельно составлять хорошие комплексные планы ресурсов для каждой порученной им задачи, задания или проекта, непременно научите их включать в эти планы достаточно времени между подачей заявки на каждый ресурс и ее выполнением. Иначе говоря, они должны учитывать период, необходимый для подготовки, получения и обработки каждой заявки на любые запрошенные средства. В современных условиях уметь создавать такую временн у ю шкалу чрезвычайно важно, и в большинстве случаев это требует овладения искусством, которое я называю «исследованием цепочки поставок».

Одни ресурсы найти и получить проще, другие сложнее. После того как вы и ваш сотрудник определите, какие средства ему потребуются, нужно выяснить, доступны ли они, и если да, то где их взять, по какой цене и какой при этом использовать процесс. Можно позволить подчиненному провести такие исследования самостоятельно, а потом вместе с ним в деталях обсудить каждый аспект.

• Какие источники подскажут, есть ли в наличии нужный ему ресурс?

• С помощью какого процесса он сможет получить этот ресурс?

• Каким, скорее всего, будет время между подачей заявки на ресурс и ее выполнением?

• Что он должен делать, если столкнется с проблемами при получении ресурса?

• Если ему потребуются ресурсы, которые пока еще не закуплены, это нужно обсудить заранее. Если у команды есть свой бюджет и процедура закупки ресурсов и их приобретение входит в должностные обязанности подчиненного, специально обучите его этой операции.

Расскажите членам своей команды, как можно получить доступ к ресурсам в вашей организации. Если существует соответствующая внутренняя система, объясните им, как она работает. Если есть какие-то ключевые фигуры, с которыми сотрудникам придется взаимодействовать в этом процессе, познакомьте их. Лучшее, что вы можете сделать для своих подчиненных в условиях ограниченности средств, – выработать у них привычку составлять заявки на необходимые ресурсы просто и четко, включая в документ необходимые пункты.

• Что я заказываю.

• Преимущества: для кого, когда и в какой мере.

• Затраты: для кого, когда и сколько.

• График выполнения: конечные сроки и основные этапы, а также сколько времени потребуется и чье это будет время.

• План: все этапы на этом пути с указанием основных ориентиров и бюджета времени.

Если менеджер учит подчиненных формулировать свои потребности в ресурсах в такой простой и четкой форме, они, как правило, подают намного меньше заявок, составленных значительно более обоснованно, убедительно и профессионально. Каким бы простым ни был этот процесс, сам факт, что человек делает паузу и обдумывает заявку, чтобы подать ее в требуемом формате, заставляет большинство сотрудников относиться к этому занятию с б о льшим вниманием. А по ходу дела вы учите их обдумывать все каждый раз, прежде чем что-либо попросить.