Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

• обычно также описывают вспомогательные и управляющие процессы и то, как они обеспечивают основные процессы и как взаимодействуют с ними.

Операционные менеджеры – это руководители, отвечающие за контроль эффективности работы и за ее неуклонное повышение. Их взгляд отражают модели потоков работ.

Модели потоков работ обычно описывают, что должно быть сделано для выполнения процесса. Это модели более детальные по сравнению с моделями процессов предприятия и моделями бизнес-процессов. Модели потоков работ разбиваются на действия (их также называют задачами или процедурами). Действия в модели потоков работ выполняются «функциями»: должностями, подразделениями, системами. Модель описывает связь действий с процессом и с функциями.

На этом третьем уровне детализации легко понять, какие действия выполняет функциональное подразделение. А группируя действия снизу вверх на уровень бизнес-процесса, легко разобраться, как вся выполняемая работа вписывается в процесс и какой вклад каждое действие вносит в создание конечной продукции процесса.

Модель потока работ дает лишь базовое представление о бизнес-операции. Этого понимания зачастую бывает недостаточно для решения проблем, сокращения издержек или автоматизации. В таком случае надо перейти на следующий уровень детализации.

И это не предел – модель можно детализировать еще глубже. Основное правило – детализировать процесс до уровня, достаточного для:

• решения ваших задач и

• решения своих задач другими участниками на следующих фазах проекта.

На четвертом уровне задач представители бизнеса и IТ-специалисты обычно обладают достаточно детальной информацией, чтобы привязать правила к задачам, выполняемым людьми и системами, а данные – к экранным формам, отчетам и развилкам.

В качестве специалиста по бизнес-процессам вы можете стать участником проекта, в котором следующей стадией будет разработка прикладного ПО. Чтобы обеспечить разработчиков всем необходимым, следует:

• провести совещание с разработчиками, чтобы выяснить, какая информация им понадобится в ходе разработки и тестирования ПО;

• позаботиться о документировании соответствия между пунктами требований и компонентами программного продукта. Это позволит гарантировать соответствие ПО потребностям исполнителей процесса.

Информация этого уровня используется для генерации в среде BPMS процессных приложений, которые будут управлять ходом работ и автоматизировать ввод и обработку данных.

Не забудьте предусмотреть в модели всю информацию, которая может понадобиться для последующей разработки ПО.

Те, кто непосредственно выполняет работу, обычно концентрируются на своих задачах (обязанностях, действиях, процедурах) и на шагах, из которых состоит выполнение этих задач. Шаги определяют, как выполняется работа.

На этом уровне детализации аналитик может указать шаги, которые должны быть выполнены для получения результата рассматриваемого действия. Для каждой задачи указываются: стартовое событие, шаги, критерий выполнения, руководящие принципы, используемые материалы и средства (включая программное обеспечение), результаты, индикаторы корректного выполнения и люди, к которым можно обращаться в ходе работы и которых надо поставить в известность о ее завершении.

Например, сотрудник отдела продаж страховой компании должен ввести в систему информацию о новом владельце полиса. На рассматриваемом уровне модели этой задаче дается название и перечисляются шаги, которые сотрудник должен пройти, чтобы ее выполнить.

Другой пример: производство в варианте «сборка под заказ». Заказчик размещает заказ через сотрудника отдела продаж. В этом случае аналитик должен выяснить, как составляются требования к заказной продукции. В предположении, что сборка производится из стандартных деталей, аналитик также должен описать, как составляется перечень деталей и доступных опций, как определяется порядок сборки, заказ деталей и как выполняется сама сборка.

Есть несколько подходов к моделированию: сверху вниз, снизу вверх, от середины в обе стороны. В некоторых методах рекомендуется применять итерационный подход. Выбор подхода определяется целями и масштабом проекта.