Владимир Зима - Инструменты руководителя. Понимай людей, управляй людьми

То же самое, только не в таких масштабах, происходит, когда руководитель не объясняет подчиненному смысл служебного задания. Сотрудник, не получивший ответа на вопрос «зачем», не испытывает мотивации к выполнению задания, а при удобном случае просто его саботирует.

Примеры обозначения релевантности

Теперь давайте приведем несколько примеров формулировки релевантности в рабочей задаче:

«Наши коллеги из отдела разработок заканчивают важный проект, который нужен для проведения новогодней акции, предложенной продажниками. Наш участок работы – выполнить и согласовать разрешительную документацию. Если сделаем вовремя свою часть, то ребята выполнят свои задачи, а мы сможем быть спокойны за свою премию»;

«Описание бизнес-процессов важно сделать перед тем, как мы начнем широкую рекламную кампанию нового продукта. Если выполним все, что нужно, то будем работать в обычном режиме, когда начнутся продажи»;

«Эта дорога строится для того, чтобы по ней могла пройти тяжелая техника. Принимайте это во внимание при проектировании. Иначе мы получим проблемы с добывающими подразделениями»;

«Закладывайте в бюджет проекта дополнительные средства. Вы же знаете, что нам сократят смету».

Обозначение релевантности важно и для того, чтобы правильно сместить фокус внимания сотрудника. Акцентировать его на важных деталях. Иногда даже не требуется, чтобы руководитель сам полностью ставил задачу подчиненным. Он вполне может обозначить релевантность и попросить сотрудников самих сформулировать свои задания. Например, руководитель на совещании может сказать: «Коллеги, нам нужно сдать объект в срок. От этого зависит и наша премия, и отношения с заказчиком. Сформулируйте ваши предложения для выполнения этой задачи».

И конечно, стоит еще раз напомнить, что, именно обозначая релевантность задачи, вы создаете в сотруднике мотивацию. Поэтому стоит пользоваться фразами (мотиваторами), которые подходят именно этому конкретному сотруднику.

Конкретность (Specific)

Теперь нужно разобраться с параметром «конкретность». Это ответ на вопрос «Что нужно сделать?», который напрямую вытекает из ответа на вопрос «Зачем?»

Конкретика задачи может звучать так: «Подготовить отчет о бонусах, выплаченных сотрудникам в первом квартале текущего года, с обоснованием каждой выплаты» – или так: «Установить компьютеры на рабочие места всех новых сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца». Таким образом, конкретность задачи – это параметр, максимально точно описывающий результат, который должен быть получен.

Однажды приключился случай, когда я обнаружил, что двигатель моей машины, которую я давал на выходные приятелю, работает несколько странно. Тогда у меня появилось подозрение, которое я решил сразу же проверить. Я позвонил своему другу и спросил, не заправлялся ли он на ближайшей к моему дому заправке, на которой, как я знал, редко бывает качественный бензин. Получив утвердительный ответ, я понял, что просто не сказал ему о том, где стоит и где не стоит заправляться. Поэтому ругаться не стал. Но зато после этого случая я стал внимательно проверять распоряжения, которые даю своим сотрудникам. И уточнять все детали, которых они могут не знать.

Совет: формулируйте конкретику задачи полностью, учитывая все необходимые детали, поскольку любая упущенная деталь будет влиять на качество выполненной работы.

Измеримость (Measurable)

Однажды на второй день тренинга «Инструменты руководителя» ко мне подошел участник, который весь первый день регулярно выходил поговорить по телефону, с просьбой рассказать ему про SMART еще раз. Я несколько удивился и спросил о причине такого интереса. Оказалось, что утром по пути на тренинг он заехал на автомойку, отдал ключи мойщику и сказал: «Помойте, как всегда». После чего, довольный собой, удалился пить утренний кофе. А вернувшись, обнаружил, что машину не пропылесосили и не вымыли коврики. На возмущенные высказывания бригадир смены сказал: «Как всегда – это кузов помыть». Вот тут руководитель и поймал себя на том, что сам допустил ошибку в постановке задачи.

Уверен, что вы и получали, и ставили задачи такого типа: «Сделай удобный отчет», «Подготовь красивую презентацию», «Подготовь документы аккуратно». При этом, выступая в качестве подчиненного, наверняка испытывали раздражение. Хотя бы потому, что все использованные понятия можно трактовать по-разному. А это значит, что исполнитель вынужден сам додумывать, в какой форме представить результат. Соответственно процент переделки таких заданий будет очень высоким.