Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

В идеале вы можете систематизировать напоминания о своих следующих действиях самым причудливым образом; критерием могут выступать: время, мысленные усилия, местоположение, инструментарий, эмоциональная отдача, зона внимания, цели и проекты. Вопрос в том, какая степень структурирования уже не оправдывает затраченных усилий. Если вам потребуется напрягаться, чтобы вносить информацию в систему, вы просто перестанете это делать. Цифровые приложения для управления списками и категориями постоянно предоставляют нам все больше возможностей фрагментировать информацию самыми разными способами. Однако здесь нужно взвешенно подойти к вопросу, стоит ли это той энергии, которая тратится на использование системы в самые «горячие» рабочие моменты. (Функционал сортировки по особому контексту предлагали уже первые программы для работы с электронными таблицами благодаря структурированию столбцов и созданию сортировочных макросов. Но неужели мне нужно проделывать все это, чтобы просто внести напоминание «Позвонить брату»!?)

При выборе в пользу несложных задач вы должны понимать, что выбираете их потому, что на более сложные у вас нет сил, или потому, что избегаете делать что-то более сложное.

Вполне вероятно, что это одна из причин, почему кто-то может сопротивляться принятию и применению методологии Getting Things Done. Некоторые задачи на более высоких уровнях горизонта, которые могут неожиданно появиться на поверхности, окажутся слишком неприятными. Парадоксально, но факт: для некоторых занятость на работе служит хотя бы временным способом поддерживать комфортное душевное состояние.

Диаграмма Ганта – популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту; один из методов планирования проектов. Прим. ред .

С помощью цифровых фотокамер в смартфонах можно сделать снимок доски для записей или флипчарта, затем стереть информацию для дальнейшего проведения мозгового штурма, а сам снимок разослать участникам.

Представьте, что бумагу изобрели только что. Ух ты! Эта штука обеспечивает визуальную карту вашей цифровой информации, которой вы можете управлять по своему желанию и передавать физически и визуально. Она облегчает сбор информации, стимулирует творческое мышление и помогает поделиться результатами – и это без батареек и электричества! Ого!

Довольно популярна следующая концепция: концентрация на собственных ценностях упростит вашу жизнь. Я придерживаюсь противоположного мнения: подавляющее число обязательств, которые люди на себя принимают, обусловлено именно их системой ценностей. Ценности являются критически важным элементом для принятия решений, осознания смысла и направления. Однако не надо самообмана: чем больше вы уделяете им внимания, тем больше в вашей жизни появляется обязательств. Система ценностей облегчает для вас принятие решений, но не надейтесь, что она сделает вашу жизнь проще.

Мне очень хочется применить в данном случае слово «навык», но я сомневаюсь. Каждый из нас уже обладает способностью принимать решения о следующих действиях. Мы делаем это постоянно, тысячу раз на день, но преимущественно бессознательно. При этом принимать решения до того, как у нас просто не будет иного выхода, в отношении того, что мы должны сделать, – очень действенная и простая когнитивная модель поведения, которой можно научиться, тренировать и активно применять. Это основной элемент тренировки при интеллектуальной работе. Однако большинство людей не делают этого даже в отношении самых важных вещей в своей жизни.

Один из наиболее существенных пробелов в сфере продуктивности, который мне доводилось наблюдать в некоторых компаниях, заключался в отсутствии определения четких дальнейших действий для долгосрочных проектов. Долгосрочный проект не означает «когда-нибудь / может быть». Проекты, цели которых далеки, все равно необходимо реализовывать как можно скорее. «Долгосрочный» просто означает «больше отдельных шагов до момента завершения», а не «нет нужды определять дальнейшие действия, потому что день Х еще не скоро». Когда каждый проект и открытый вопрос в компании находится под пристальным контролем, ситуация в корне меняется.