Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

На данном этапе вы уже готовы перейти на уровень управления своей жизнью на основе еженедельного, ежемесячного контроля (и даже на более продолжительный горизонт планирования). Это требует более высокой степени осознанности и практики. Как я уже упоминал, когда повышается ваш уровень вождения автомобиля, вы способны расширить свой горизонт: движения становятся более уверенными, и вы можете сосредоточиться на цели движения, а не на технике управления. Аналогично, когда вы достигнете определенного уровня мастерства в овладении методологией GTD, вы станете обращать меньше внимания на саму систему и на то, как именно ее используете. Вместо этого вы будете применять ее более гибко, настроите под себя и сможете больше доверять этому инструменту, обеспечивая контроль и концентрацию на более длительные промежутки времени.

В то время как начальный уровень овладения методологией GTD включает корзины «Входящие», встречи, электронную почту, телефонные звонки, повестки дня, листы ожиданий, справочные системы, управление списками, выбор правильных инструментов и т. д., задачей следующего уровня является управление более крупными объектами, которые влияют на содержание базового уровня. Эти конкретные действия и информация существуют, поскольку имеют отношение к более крупным объектам, чем они сами: к проектам, которые нужно завершить, проблемам, которые нужно решить, к зонам ответственности и внимания, которые существуют в нашей жизни. Почему вы получили это электронное письмо? В чем цель этой встречи и почему вы должны в ней участвовать? К каким событиям, предстоящим в следующем квартале, вам следует начать готовиться уже сейчас? Какие «проекты» нужно перенести в список «Когда-нибудь / может быть» или, наоборот, добавить в список текущих дел ввиду серьезных перемен, происходящих сейчас в вашей жизни?

Овладение базовыми принципами методологии обеспечивает основу эффективного исполнения, а также возможность перехода на более высокий уровень контроля и фокуса: к проектам, к тому, как их определяют, ими управляют и их оценивают во взаимосвязи друг с другом и относительно более широкого контекста, в котором мы действуем. Эффективное применение внешней системы помогает освободить сознание и повышает когнитивные способности, предоставляя возможность еще более творческого и продуктивного использования комплексной системы управления жизненным процессом.

Основными критериями овладения следующим уровнем методологии Getting Things Done являются:

• наличие полного, актуального и четкого списка всех проектов;

• наличие рабочей карты всех ролей, обязанностей и интересов, личных и профессиональных;

• наличие полной комплексной системы управления жизненным процессом, учитывающей текущие потребности и направление движения и использующейся для эффективного управления повседневными задачами;

• тот факт, что проблемы и неожиданности стимулируют вас использовать эту методологию, а не бросать ее.

Совершенствуясь в использовании этой методологии, вы достигнете того этапа, когда список проектов станет для вас стимулом к действию, а не просто отражением списка следующих действий, а сами проекты – настоящим отражением ваших ролей, зон ответственности и внимания. К этому моменту центр притяжения вашей системы самоуправления сдвинется с уровня Основания на точку где-то между Горизонтом 1 и Горизонтом 2 (см. раздел «Модель анализа повседневной работы»в главе 2).

Хотя это и является ключевым условием достижения стабильного состояния продуктивности без стресса, у очень немногих людей, даже из числа тех, кто использует методологию Getting Things Done уже не один год, имеется полный список всех их проектов, который они периодически проверяют и пересматривают. Тем не менее те люди, которые действительно достигли этого уровня и осознали действенность этого метода, сделали именно список проектов главным инструментом, определяющим их деятельность.

С учетом того, что я предложил расширенное определение проекта (как любого результата, требующего более одного действия для его достижения, со сроком исполнения не больше одного года), для вас может оказаться непростой задачей выявление всех проектов, даже если они достаточно ясные («Поменять шины на автомобиле», «Починить принтер», «Найти новую няню» и т. д.). Однако настоящим доказательством степени зрелости в данном случае будет включение менее явных желаемых результатов, определенных в качестве выполнимых действий («Прояснить новую роль Фрэнка в команде», «Найти варианты повысить оценки Беттины по математике», «Разрешить спор с соседом по поводу границ участка» и т. д.). Вершины мастерства в овладении методологией GTD на данном этапе (по сути, вершины мастерства в управлении своей жизнью) вы достигнете, если осознаете абсолютно все, что занимает ваше внимание (беспокойства, проблемы, задачи, источники напряжения), и переведете это в достижимые результаты (проекты), которые можно исполнить с помощью конкретных следующих действий. Большинство людей сопротивляются тому, чтобы признать проблемы и возможности, пока не будут уверены, что смогут с ними успешно справиться, не отдавая себе отчета в том, что изучение, рассмотрение и до определенной степени принятие того факта, что они не могут решить какую-то проблему, – само по себе вполне приемлемый результат. Способность заняться дискуссией с соседом по поводу границы, оценками по математике своей дочери, ролью нового члена команды независимо от того, насколько неочевидными могут быть пути решения любой из этих проблем, определив соответствующий проект и предприняв конкретные шаги для его разрешения, является довольно зрелой практикой самоуправления.