И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Количество работников необходимое для качественного функционирования кадровой службы, можно вычислить на основе современных научно обоснованных методик, но, для этого нужен квалифицированный специалист. Такой или отсутствует в малой компании, либо привлечение его со стороны стоит слишком дорого. Поэтому использование без должного уровня знаний того же метода расчёта явочной численности, основанного на подсчёте трудоёмкости всех выполняемых работ кадровой службой, вряд ли оправдан. Совершить ошибку в подсчёте трудоёмкости, как сумму времени, потраченного на выполнение работ и, как нормированных , так и работ ненормированных , очень легко. Нормированными работами считаются такие, которые представляют собой типовые действия для всех кадровых работников , а для таких существуют и рассчитанные и утверждённые государством нормативы: « Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».В этом документе представлены нормативы оперативного времени в человеко-часах на следующие виды кадровых работ:

– оформление документов при приёме на работу;

– оформление документов при увольнении;

– оформление и учёт трудовых книжек;

– оформление документов по учёту движения кадров;

– составление статистической отчётности по учёту личного состава;

– составление справок;

– участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учёту кадров;

– работы по табельному учёту;

– работы в бюро пропусков;

– работы в военно-учётном столе;

– прочие работы.

Всё, что выходит за рамки нормативного времени считается ненормативными работами, объём которых не должен превышать четверти объёма трудоёмкости нормированных работ. Формализовать бизнес–процессы, выявить все виды работ, классифицировать их, задача для специалиста, обладающего знаниями и умениями по проведению такого типа работ, как «фотография рабочего дня», «хронометраж рабочих процедур», ведение листов наблюдения. Специалист перемещается по организации в течение рабочего дня с секундомером и пачкой бланков. Замеряя временные интервалы, вносит получаемые данные в бланки, затем всё обрабатывает, делает вычисления.

Например, численность работников требуемых для отдела кадров, производится по формуле:

Ч = Т(о) / Ф(п)

Где: Ч – это численность работников, Т(о) – общая годовая трудоёмкость работ, Ф(п) – полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах.

Ещё необходимо посчитать общую годовую трудоёмкость нормированных работ , общую годовую трудоёмкость ненормированных работ , норматив оперативного времени на выполнение данной работы , коэффициент затрат времени на обслуживание рабочего времени, отдых, личные надобности работника, подготовительные и заключительные работы в процентах от оперативного времени.

Считать придётся много и внимательно. Но, это всё требуется на огромных предприятиях, где отдел кадров состоит из десятков кадровых инспекторов, а самих работников десятки тысяч. В небольших компаниях все намного проще.

Нагрузка кадрового специалиста возрастает до тех пор, пока критическая масса дедлайнов и ошибок не превысит некий порог терпения руководителя. Тогда ставится вопрос о найме дополнительного работника. Никакого научно-технического обоснования при этом не требуется.

Статус отдела кадров, как бы он не назывался в компании, прописывается в положении о структурном подразделении организации . Это внутренний нормативный акт, в котором прописывают организационные и правовые основы функционирования кадровой службы. Нужно всё это для сведения к минимуму возможные конфликты внутри организации, что бы все знали, кто за что отвечает, кто кому подчиняется. Положение включено в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и может содержать, к примеру, такой вариант разделов:

– общее положение;

– цели и задачи;

– функции;

– права и ответственность;

– руководство;

– взаимоотношения.

Типовой вариант положения может выглядеть так:

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе кадров предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее – "отдел") является структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно __________________________________.