И. Каравашкин: Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Кадровые документы есть, как обязательные, так и не обязательные. Одни являются «первичкой», а другие полнейшая импровизация работодателя. Но чем больше документов, тем больше шансов избежать больших неприятностей, ведь картина мира работодателя практически всегда не совпадает с картиной мира вышестоящих контролирующих органов. И когда эти органы запросят подтверждение некоего факта, просто слов будет недостаточно, ведь закон юриспруденции гласит: чего нет на бумаге, того нет и в природе.

Что же такое делопроизводство? Это просто узнать. Достаточно заглянуть в ГОСТ Р 7.0.8-2013

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО:

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ:Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище):Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Там же даны определения большому количеству других явлений, всё для того, чтобы они толковались одинаково всеми принимающими в них участие. Начинающему специалист по кадровому делопроизводству необходимо приучить себя в любой непонятной ситуации не бежать в «интернет» в соцсети, интернет-форумы, «паблики», спрашивать совета от таких же слабо компетентных анонимных участников тематических обсуждений, а в первую очередь обращаться к авторитетным источникам: ГОСТам, руководствам, положениям, постановлениям и так далее.

Чем же, обычно, занимается «кадровик–делопроизводитель»?

Обеспечивает кадровый учёт. Кадровый учёт– это «документированный учёт движения персонала организации (учреждения), связанный с оформлением трудовых отношений, приёма, перемещения, увольнения и организации труда» [«Государственное и муниципальное управление» терминологический словарь.]

Все шаги, любые действия, трудовых отношений необходимо документировать. Объём бумажной работы по одному работнику значителен, а если ещё и знать, что работник, на совершенно законных основаниях, может запросить выдать ему под четыре десятка документов имеющих непосредственное отношение к его трудовой деятельности в данной организации? А если таких работников не пять, и не десять? Даже в минимальном виде обеспечение документооборота – это нахождение типовых вариантов обязательных различных документов по кадровому учёту, коих тоже не один и ни два, и их адаптация под специфику компании это уже очень большой объём работы для одного человека. Это и трудовые договора, и правила внутреннего трудового распорядка, и инструкция по охране труда, и правила обработки персональных данных, и так далее. И всё это необходимо составить и утвердить без ошибок, так как исправления «задним числом» невозможны технически.

Оформление трудовых договоров, процесс сложный, если компания небольшая. К каждому нанимаемому специалисту в малом бизнесе подход зачастую индивидуален. Одно дело, принять на работу в цех двадцать работников одинаковой квалификации для выполнения одинаковой работы, другое – заполнить двадцать вакансий различных должностей, и к каждой «ставке» найти своего исполнителя. И если в первом случае потребуется двадцать одинаковых трудовых договоров, то во втором – двадцать разных, где необходимо указать все особенности труда и оплаты за него.

И при каждом изменении договорённостей с работником, составлять дополнительное соглашение и «подшивать его к делу». А также информировать, зачастую под роспись, с локальными различными нормативными актами.