И. Каравашкин - Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

Когда ставится задача внести изменения в унифицированную форму, работник должен понимать, что такое форма, чем она отличается от унифицированной, где находятся унифицированные формы, и какие изменения в ней делать допускается. Неверное толкование термина может привести к очень большим неприятностям.

Делопроизводство– деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Опять же, в энциклопедии мы можем узнать следующее.

Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение её участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт).

«Бумажная работа», «работа с документами» – это всё документирование. Это различные процедуры, которые в достаточной степени регламентированы, хотя сам процесс регламентации – бесконечен. И если сегодня документ оформлялся по таким правилам, то завтра он может оформляться совершенно иначе, но, что важно, описывающие алгоритм оформления документа термины сами останутся прежними – изменится их содержание. Именно поэтому кадровик обязан постоянно отслеживать все изменения в регламентах и стандартах. Ещё вчера документ заверялся круглой печатью, а сегодня уже и не надо, достаточно подписи. Сегодня ещё требовалось заполнять реквизиты в левой колонке, а со следующего месяца предписывается заполнять только половину из них и только в правой колонке. А ошибиться нельзя – штраф может оказаться неподъёмным для небольшой фирмы.

Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения.

Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста.

Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.