Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Неорганизованным руководителям свойственна еще одна плохая, на мой взгляд, привычка. Не выполнив обещания, они «ложатся на дно»: перестают отвечать на телефон, письма и сообщения в мессенджерах. Если же попробовать поймать их, позвонив с чужого телефона, то можно услышать нервный речитатив: «Я все помню, сейчас очень занят, сегодня все сделаю». И – трубка брошена. Маловероятно, чтобы дело в итоге было сделано, так как обещание давалось «под влиянием момента». Появляется в эфире такой человек только после того, как разделается с долгом, и часто как ни в чем ни бывало. Немного похоже на поведение несостоятельного должника, бегающего от кредитора. Возможно, это вызвано слабостью характера, нежеланием признать проблему и как минимум вовремя принести извинения.

• Сформируйте привычку записывать свои обязательства. Используя термин «записать», я намеренно не акцентирую внимание на технологии записи: вы можете использовать блокнот, диктофон, приложение в телефоне/планшете или попросить об этом помощника, который всегда рядом. Выбор подходов «конвертации» обещаний в собственные действия и работу подчиненных – вопрос индивидуального удобства и рациональности.

• Не давайте поспешных обещаний. Во время обсуждения вы не всегда можете обоснованно назвать срок его выполнения или принять те временны́е рамки, которые вам предлагает собеседник. В ситуации, когда обсуждается сложный вопрос, вероятность такой потенциальной неизвестности я бы оценил в 99,9%. Поэтому я считаю более правильным называть не сроки выполнения, а сроки предоставления информации о возможных сроках. При этом нужно учитывать время, которое вам потребуется для анализа самой работы и сопоставления ее приоритетов с прочими задачами у вас и сотрудников, помнить об уже запланированных делах и целесообразности их отмены ради выполнения анализа.

• Ну а если обязательство необходимо взять на себя без анализа возможностей, то не позднее чем сегодня же вечером выберите те дела, которые можно перенести с наименьшими потерями, и предупредите об этом. Но мне кажется, что такие ситуации должны возникать крайне редко.

• Только в самом крайнем случае обещайте «сегодня на сегодня», ведь, чтобы сдержать слово, вам придется отменить что-то уже запланированное к выполнению. Конечно, вам может хотеться порадовать собеседника своей расторопностью, но стоит ли это обеспечивать такой ценой? Большинство нормальных людей вполне устроит ответ: «Не позднее чем завтра днем я сообщу вам о сроке выполнения задачи». Пришлите эту информацию сегодня в конце дня – раньше, чем обещали. Мне это кажется намного полезнее, чем потом решать, какое из своих обязательств нарушить.

• Вторая привычка, которая усилит первую: регулярно анализируйте свои записи. Самый простой подход – делать это один раз в день, в конце рабочего дня. Ежедневно перед уходом домой осмысливайте перечень своих дел – я считаю такой подход очень важным. Если вы твердо знаете, что в конце дня заметки будут просмотрены, то спокойно будете записывать обещания. Периодически я сталкиваюсь с таким возражением: «Что толку записывать? Я потом не помню, куда записал и забываю посмотреть». Но мне кажется бессмысленным требовать методику таблеточного свойства, которую достаточно «проглотить и запить водой». У руководителя не может быть управленческих «таблеток», только инструменты. А ими надо учиться работать и приучать себя к их применению. Поэтому мы не записываем информацию куда попало, а используем по возможности один носитель. Лично я использую больше: за рулем автомобиля – диктофон, за столом – лежащие под рукой маленькие бумажные карточки, не за столом и не за рулем – приложение «Заметки» в айфоне. Но в конце дня я все записи свожу воедино. Если же я не возвращаюсь в офис, то мой помощник пересылает мне фото моих заметок, оставленных на столе. И я знаю людей, которые этот вопрос решают разными удобными им способами. В общем, кто хочет – сможет. Чтобы организовать себя, придется приложить немного усилий, «таблеточных» методов нет. Но и привычку чистить зубы мы когда-то укореняли. Без этого – никак. Такой подход быстро входит в привычку и позволяет избавиться от целого букета проблем, поэтому мы еще будем к нему возвращаться при разборе других хронофагов.

• После того как вы выбрали срок выполнения обязательства, включите нужные действия в свой календарь, выбрав не только дату, но и точное время – к примеру, с 14:00 до 16:00 – в соответствии с описанным в предыдущей главе «режимом концентрации». Каждый день перед уходом домой просматривайте не только свои заметки, но и расписание на завтра и ближайшие дни – для того, чтобы его соблюдать или своевременно изменить с учетом возникших приоритетов.