Павел Безручко - Практики регулярного менеджмента [Управление исполнением, управление командой] [litres]

Вне повестки: Виктор предложил обсудить загрузку нашего транспортного парка. Мы договорились обсудить это в другое время – Виктор организует встречу ‹…›.

Спасибо за участие!

Оценивайте эффективность совещаний

Как правило, оценка проводится для встреч, длящихся дольше одного часа. Это полезная практика, помогающая улучшать совещания (и сокращать их длительность).

В некоторых организациях для оценки используется короткий чек-лист с согласованными принципами совещаний, который участники заполняют после подведения итогов (рис. 4.3). Другие используют краткий устный опрос участников после подведения итогов совещания: « Что было хорошо? Что можно улучшить? »

Оба способа работают, но мне больше нравится устный опрос: обычно он проходит живее и интереснее, чем заполнение чек-листа, и лучше помогает синхронизировать представления участников о хороших совещаниях. На такую оценку нужно планировать время в повестке.

Создавайте краткие и содержательные протоколы

Наша память – ненадежный инструмент. Мы забываем то, о чем договорились, или понимаем договоренности иначе, чем другие участники встречи. Поэтому важен хороший протокол. Вот основные требования к нему:

● Протокол должен отражать все принятые решения и достигнутые договоренности, а также результаты промежуточных дискуссий, важные для цели совещания.

● Протокол не предполагает дословного цитирования всех высказываний участников.

● В протокол нельзя включать другие идеи или решения, кроме тех, которые обсуждали на совещании.

● Поручения формулируются в виде «глагол + существительное» (например, «создать план действий ‹…›»).

● Для каждого поручения указываются срок и ответственный.

● Указывается только один ответственный за конкретное поручение. Ответственный может быть выбран только из числа участников совещания или их прямых подчиненных. Ответственный имеет право прибегнуть к делегированию, но сохраняет конечную ответственность за результат.

Например:

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Тема:Статус и решение проблем подготовки к зиме

Дата:26.10.2018

Участвовали:‹…›.

Цели совещания:

– Оценить статус выполнения плана подготовки к зиме.

– Зафиксировать нерешенные проблемы, определить общий подход, сроки, ответственных.

Решения и договоренности:

1. Статус по транспортной дирекции – работа по плану.

2. Статус по административно-хозяйственной дирекции – отставание от графика работ по утеплению заводского корпуса (2 недели). Решение – привлечь другого подрядчика. Отв. Вишнякова О. И., до 27.11.2018.

3. Список проблем:

4. Вопрос вне повестки – пути оптимизации загрузки транспортного парка. Запланировали обсуждение на следующей оперативке 30.10.2018. Отв. за подготовку В. С. Кубарев.

Длительное согласование протоколов – распространенная проблема плохих совещаний. Поэтому лучше ввести в организации принцип «автосогласования», или «согласования по умолчанию»: если в течение стандартного времени от участников совещания не поступает правок, протокол автоматически становится согласованным и обязательным к исполнению.

Для коротких оперативных совещаний желательно создавать протокол прямо в ходе встречи и рассылать его сразу по окончании. Этап согласования можно исключить. Для больших совещаний на внесение правок можно отвести от одного до трех дней после рассылки протокола.

Если по одному или нескольким пунктам протокола возникают принципиальные разногласия, то решение по ним принимает руководитель либо назначается отдельное совещание. Такой пункт помечается в протоколе как несогласованный с указанием того, кто и когда будет решать вопрос. После этого протокол в целом считается согласованным.

Например:

5. Привлечь другого подрядчика для утепления заводского корпуса (не согласовано, запланировано дополнительное обсуждение 30.10.2018, 13.00–13.30, Вишнякова О. И. и Сергеев П. С.).