Павел Безручко - Практики регулярного менеджмента [Управление исполнением, управление командой] [litres]

В приглашении указывайте цель и повестку, а не только тему совещания

Этот принцип кажется очевидным, но на практике часто нарушается. Тема совещания – например, «Подготовка к зиме» – не равнозначна цели конкретной встречи. А цель может быть разной: договориться о плане подготовительных мероприятий (планерка); оценить статус выполнения плана (статус-встреча); обсудить проблему поломок снегоуборочной техники (анализ проблемы и разработка решения); согласовать предлагаемый бюджет на подготовку к зиме (принятие решения) и т. п. Для каждой из этих дискуссий нужна своя подготовка и повестка.

В разделе «тема» лучше писать такое название совещания, которое помогает понять и содержание (подготовка к зиме), и основной формат совещания (например, статус-встреча). Повестку тоже лучше формулировать так, чтобы были понятны и конкретный вопрос, и формат его проработки: доклад, мозговой штурм, простой обмен мнениями или другая форма.

Разумеется, приглашение должно содержать и организационную информацию: полный список участников, точное время начала и завершения, место совещания, материалы, которые необходимо заранее изучить или взять с собой на встречу (рис. 4.2).

Приглашайте заблаговременно

В деловом мире действует неформальный принцип: приглашать на совещания минимум за 24 часа. Лучше, если приглашения отправляются еще раньше. Исключением являются ситуации кризиса или форс-мажора. График регулярных планерок и статус-встреч полезно составлять на месяц или на квартал вперед. А для регулярных стратегических сессий, встреч совета директоров или комитетов оптимален годовой график.

Ясно обозначайте роли: ведущий, секретарь, участники

У каждого совещания должен быть ведущий. Его роль – организовать процесс обсуждения в соответствии с принципами совещаний и помочь участникам достичь цели конкретной встречи. Если ведущий замечает отклонение от согласованных принципов, он это отмечает (вслух) и предлагает участникам их соблюдать. Например:

УЧАСТНИЦА ( опаздывает на пять минут, вбегает, когда совещание уже началось ). Извините, я задержалась на другой встрече.

ВЕДУЩИЙ. Ольга, хорошо, что ты присоединилась. А за опоздание потом угостишь нас кофе;).

Ведущий может назначить секретаря, который будет вести протокол, или выполнить эту работу сам. Роль участника – вносить полезный вклад в соответствии с целью и повесткой встречи.

Многим руководителям бывает трудно совмещать роли ведущего и участника совещания. Для этого лучше высказываться в самом конце конкретного блока повестки, после всех участников, отметив смену роли с ведущего на участника: «Я на время выйду из роли ведущего и выскажу предложение как участник этого совещания. (Высказывается.) Теперь я вернусь в роль ведущего. Давайте обсудим все прозвучавшие предложения».

Начинайте и заканчивайте вовремя

Чтобы этот принцип удавалось соблюдать, в графиках участников должны быть запланированы перерывы между встречами и время на перемещения. Участники должны собраться за одну-две минуты до начала совещания. Начинать совещания точно вовремя – хорошая практика, помогающая искоренить привычку к мелким «ползучим» опозданиям. Совещание заканчивается досрочно, если достигнут запланированный результат.

Продление времени – отдельный шаг, на который необходимо получить согласие участников. Если время заканчивается, а повестка еще не выполнена, ведущий обязан сказать об этом и предложить либо продлить обсуждение, либо перенести его на другое время. Любой участник вправе покинуть совещание в то время, которое было обозначено в приглашении, без каких-либо последствий для себя.

Фокусируйте дискуссию на повестке

Совещание полезно начинать с обзора цели, повестки и графика работы. Например:

ВЕДУЩИЙ. Добрый день, коллеги. Мы собрались, чтобы оценить статус подготовки к зиме. На эту тему выступят Иван от транспортной дирекции и Ольга от административного департамента. После их докладов будет время на вопросы. Вторая цель нашей встречи – составить список нерешенных проблем в части подготовки, определить сроки и ответственных. Если конкретные проблемы потребуют более глубокого обсуждения, мы его запланируем и проведем отдельно от этого совещания. Встреча продлится с 12:00 до 13:20. Есть ли у вас вопросы или предложения по повестке?