Юрий Шароватов - Дистанционный менеджмент [Как управлять сотрудниками на удалёнке]

• Помочь устранить отклонения. Когда что-то пошло не так, нужно вместе разбираться, вносить коррективы, менять ориентиры.

• Скорректировать цели, если выяснилось, что цель была недостижима, изменилась рыночная ситуация или квалификация сотрудника оказалась недостаточной.

Каждое из этих действий предполагает общение с сотрудником и предоставление обратной связи: позитивной либо развивающей.

При дистанционном общении теряется значительная часть информации, воспринимаемая по невербальным каналам. При использовании средств дистанционной коммуникации сотрудника сложнее воодушевить и замотивировать, чем при личном контакте. Это может привести к тому, что обсуждение тяжелых моментов, которые при общении в офисе были бы нивелированы улыбкой, тоном голоса, похлопыванием по плечу, получается более формальным. Сотрудник может обидеться на развивающую обратную связь по телефону; кроме того, ему будет легче сразу после неприятного разговора переключиться и забыть о нем.

Кроме того, даже та фактическая информация, которую надежно передают телефон и электронная почта, может быть неправильно интерпретирована.

Телефон и электронная почта являются наиболее доступными и поэтому востребованными инструментами при общении с удаленными сотрудниками. Но с использованием этих каналов коммуникации сложно обсуждать схемы, графики, рисунки и другую визуальную информацию. Сотрудник может неправильно понять менеджера или не суметь самостоятельно разобраться в полученном файле. Сотрудникам-визуалам сложно воспринимать информацию через голос и текст, она может не оказать на них достаточного воздействия.

Существует следующая опасная тенденция: рутина и насыщенный рабочий график отнимают много времени и сил, в результате чего обратная связь откладывается и теряется. Поскольку спонтанные контакты при дистанционном общении затруднены — и менеджеру, и сотруднику тяжелее инициировать общение, то часть поводов, по которым можно было бы предоставить обратную связь, проходит мимо. Сотруднику может не хватать информации о том, как менеджер оценивает его работу, и в результате он будет чувствовать себя брошенным.

Желательно, чтобы сотрудник получал и позитивную обратную связь, которая будет мотивировать его на новые достижения, и развивающую, которая поможет разобраться с текущими ошибками. В дистанционном формате менеджер может упускать возможности для предоставления позитивной обратной связи, поскольку она не является критичной для продолжения работы, а беспокоить сотрудника лишний раз не хочется. Но если произошло что-то плохое, то менеджер просто обязан эту ситуацию разбирать и предоставлять развивающую обратную связь. Получается, что сотрудник не чувствует признания, а слышит лишь недовольство менеджера. Возникает дисбаланс: позитивной обратной связи недостаточно для того, чтобы признать и усилить хорошую работу, в то время как развивающая обратная связь преобладает. Конечно же, такая ситуация не только не развивает, но еще и демотивирует сотрудника.

Для того, чтобы преодолеть возникающие риски, предлагаем использовать следующие правила.

1. Баланс между признанием и развивающей обратной связью.Поскольку при дистанционной работе есть опасность преобладания развивающей (или негативной) обратной связи, менеджеру следует прикладывать осознанные усилия для обеспечения достаточного уровня позитивной обратной связи: и при общении один на один, и при обсуждении итогов со всей командой.

2. Необходимо обеспечить достаточный поток обратной связи.Несмотря на удаленность, необходимо держать сотрудника в потоке коммуникации, чтобы он не чувствовал себя забытым. При этом необходимо учитывать его восприимчивость к рекомендациям: кому-то будет достаточно короткого разговора, а кому-то потребуется объяснить подробно, потом напомнить и сопроводить разговор письмом с напоминанием.

3. Правило минимальной задержки.Осуществляйте обратную связь как можно скорее после события, к которому она относится, пока это событие еще свежо в памяти. Будет странно разбирать события, произошедшие несколько месяцев назад, лучше сделать это сразу или хотя бы в течение нескольких дней.