Ирина Рыженкова: Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности

«Согласен с озвученным мнением об оптимуме недельного планирования. Для руководителя важно при организации трудового процесса не уходить в излишнюю детализацию суточного планирования (хотя это, несомненно, важно) и не распыляться на месяц (затруднен контроль распределения и использования времени, возможна корректировка приоритетов)».

Кроме того, составление обычного списка дел не позволяет запланировать достижение результатов. Недельный способ планирования основан на том, что сначала вы продумываете цели на неделю и только после этого пишете список дел. В этом случае в списке оказываются именно те дела, выполнение которых ведет к важным для вас результатам.

При этом, если на вас «сваливается» неожиданное дело, вы отводите под него незанятое время. А если такой возможности нет – вы решаете, можно ли «подвинуть» что-то, запланированное ранее. Если вы продумали цели на неделю, то легко можете определить, чем жертвуете, изменяя ранее намеченный план.

Принцип 20/80 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

• 20 % вложенных средств ответственны за 80 % отдачи;

• 20 % усилий дают 80 % результатов;

• 20 % ассортимента продукции дают обычно 80 % от общего объема продаж;

• 20 % покупателей приносят компании 80 % прибыли;

• 20 % преступников совершают 80 % преступлений;

• 20 % имеющейся у них одежды люди носят в течение 80 % времени;

• 20 % водителей виновны в 80 % дорожно-транспортных происшествий;

• 80 % компьютерного времени тратится на обработку 20 % команд программы.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, поиграв с применением этого принципа. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске вашего компьютера…

Принцип 80/20имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным.Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Что все клиенты одинаково для нас ценны. Что каждая сделка, каждый продукт и каждый вырученный от продажи доллар так же хороши, как и другие. Что все работники отдельно взятой категории приносят приблизительно одинаковую пользу. Что любые день, неделя или год одинаково важны для нас. Что все наши друзья одинаково ценны. Что ко всем бумагам или телефонным звонкам должно относиться с одинаковым вниманием. Что все проблемы проистекают из множества причин, так что не стоит даже стараться искать среди них несколько ключевых. Что все возможности одинаково ценны, поэтому неважно, какую из них мы выберем.

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20 % усилий и времени достаточно, чтобы получить 80 % результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел.

Например, дизайнер разрабатывает эскиз рекламного буклета для предстоящей выставки. Если он будет стараться создать рекламный шедевр, то может потратить все оставшееся до выставки время на рисование вариантов. Остановившись на «реальном» варианте, он сможет использовать время на что-то другое (на подготовку стендов, сувениров).

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата?

Представьте, что вы ищете ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80 % нужной вам информации вы найдете в 20 % объема текста. Очевидно, бессмысленно было бы надеяться, что достаточно прочитать любые 20 % книги. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете бегло просмотреть книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Если же стремиться к «идеальному» чтению – вы станете читать книгу «от корки до корки», потратив намного больше времени. Таким образом, прежде всего, важно понимать, чего конкретно вы хотите достичь. Ведь очень часто мы стремимся к «совершенному» результату только потому, что не определили для себя «достаточно хороший результат».