Сергей Пузаков - Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 2

Условие о характере работы (разъездной, подвижной, в пути, в поле, в экспедиции) обязательно должно содержаться в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), в противном случае работник вправе отказаться от такого характера работы.

Если такие условия в трудовом договоре отсутствуют, поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, в соответствии со ст. 166 ТК РФ, следует признавать служебной командировкой.

Унифицированными формами Т-1 и Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, предусмотрено, что условие о характере работы должно быть включено и в приказ о приеме работника на работу.

Включение в трудовой договор названных в статье 168.1 ТК РФ вариантов характера работы (разъездной, подвижной, в пути, в поле, в экспедиции) позволяет отнести производимые выплаты на себестоимость продукции работодателя. Компенсации за разъездной характер работы, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором, являются составной частью заработной платы работника. Расходы на выплату работникам компенсаций за разъездной характер работы, осуществляемые в порядке, определенном трудовыми и (или) коллективными договорами, признаются в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда в соответствии с п. 3 ст. 255 НК РФ.

Отдельно следует остановиться на одноразовых служебных поездках в пределах одних суток за пределы населенного пункта, в котором находится место работы работника, работников, работа которых не отнесена к разъездному характеру. Все время такой поездки от выезда до приезда, за исключением перерывов для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ), включается в рабочее время. Соответственно, время такой поездки, выходящее за пределы продолжительности рабочего дня, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором, следует учитывать как сверхурочную работу. Примером такого нарушения ст. 99 ТК РФ может служить случай, когда сельскохозяйственное предприятие, открывшее магазин в областном центре, отправляло своего работника (продавца) для работы в этом магазине на электричке учитывая и оплачивая при этом только время работы непосредственно в магазине. Работник, уходя из дома в 6 часов утра и возвращаясь домой в 22 часа, фактически был лишен права на ежедневный отдых. Такая работа может быть признана имеющей разъездной характер в порядке ч. 2 ст. 168.1 (см. определение Свердловского областного суда от 01.11.2011 № 33–15672/2011).

В таком же порядке могут быть признаны имеющими разъездной характер поездки в пределах одного населенного пункта. В противном случае затраты на такие поездки возмещаются в порядке ст. 22 ТК РФ согласно которой работодатель обязан обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им трудовых обязанностей. Работодатель может предоставлять служебный транспорт, производить работнику доплату за использование личного транспорта (либо путем заключения с работником, как с физическим лицом, договора аренды автотранспорта – в этом случае отношения сторон будут регулироваться нормами гражданского законодательства), приобретать проездные билеты для своих сотрудников либо оплачивать каждую конкретную поездку по авансовому отчету.

Регулирование возмещения работникам бюджетных организаций названных расходов может осуществляться и иными нормативными правовыми актами. Например, об оплате работникам налоговых органов проезда в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы см. письмо Департамента финансирования государственного аппарата Минфина России от 16.04.2003 № 14–04–06/15 «Об оплате проезда работникам налоговых органов в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы».

Специалисты Минфина России признали, что в некоторых случаях можно считать обоснованными расходами для целей налогового учета затраты на оплату работникам такси (письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03–03–06/1/69181). Это касается случаев, когда такие затраты необходимы в силу технологических особенностей производства. Иными словами, если передвижение работника на такси вызвано спецификой его работы, затраты на него можно считать обоснованными и учесть в составе расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг). Например, у работника ночной график или организация расположена в местности настолько удаленной, что добраться до места работы возможно только на такси. Чтобы появилась возможность учесть стоимость проезда на такси при расчете налога на прибыль, подобные расходы работника должны быть определены в системе оплаты труда. Иными словами, требуется, чтобы положение об оплате такси было прямо указано в трудовом договоре с конкретным работником или предусмотрено коллективным соглашением, либо закреплено в соответствующем локальном нормативном акте, например, положении об оплате труда. Учесть затраты на такси как расходы на оплату труда, которые предусмотрены трудовым договором или коллективным соглашением, может и налогоплательщик на УСН (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ).