Сергей Пузаков - Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 2

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (см. письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ).

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения при направлении в командировку в пределах территории РФ.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Разрешение работнику производить иные расходы следует зафиксировать в приказе или задании на командировку.

Возможно и письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. При этом необходимо получить резолюцию, разрешающую произвести дополнительные расходы, что будет свидетельствовать о правомерности действий работника. Потребность в иных расходах может возникнуть и в период нахождения работника в командировке – подтверждается работодателем письмом, факсом или телеграммой.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы приложением к авансовому отчету чеков, квитанций, счетов, приходных ордеров, расписок и т. п.

После возвращения из командировки работник в трехдневный срок составляет авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1 с указаниями по ее применению и заполнению утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО – 1 «Авансовый отчет», ОКУД 0504505) с приложением надлежаще оформленных документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с заданием на командировку сдает в бухгалтерию (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») и производит окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

Под надлежащим оформлением оправдательных документов понимается их составление по формам, предусмотренным учетной политикой организации и содержащих реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов как не соответствующая условиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письмо ФНС России от 18.08.2009 № 3–2–06/90 «Об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку»).

Если работник не представит авансовый отчет в трехдневный срок, в соответствии со ст. 137 ТК РФ из заработной платы работника может быть произведено удержание суммы выданного аванса «для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой».