Кейт Кинан - Эффективное общение

Подумайте о письменной коммуникации и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Берете ли вы на себя труд написать что-то, если в этом есть необходимость?

▲ Просматриваете ли вы написанное несколько раз для того, чтобы сделать текст более легким для восприятия?

▲ Следите ли вы за четкостью и лаконичностью изложения?

▲ Стараетесь ли вы изложить информацию таким образом, чтобы можно было легко следить за вашей мыслью?

▲ Достаточно ли часто вы используете приемы привлечения внимания читателя, например заголовки, отступы и т. д.?

▲ Не усложняете ли вы свою речь, когда излагаете мысли в письменной форме?

•осознать преимущества письменного изложения информации;

•сначала записывать свои мысли, а потом облекать их в удобную для восприятия форму;

•понять, что чтение – процесс избирательного поиска данных;

•оформлять сообщение так, чтобы оно производило наибольший эффект;

•правильно подобрать стиль изложения, чтобы людям, читающим сообщение, было несложно его понять;

•избегать сложных слов и выражений, если их можно заменить простыми;

•стараться писать интересно.

Для того чтобы общение было как можно более эффективным, нужно постараться вызвать у собеседника интерес к себе. Ведь чаще всего, если человек не с вами, значит он против вас или в лучшем случае нейтрален.

Вы можете возразить, сказав, что в большинстве случаев просто констатируете факты. Но задумайтесь над тем, почему вы разговариваете именно с этим человеком, а не с кем-нибудь другим.

О чем бы вы ни говорили, вам хочется рассчитывать на то, что собеседник не оставит ваши слова без внимания и решит, что их стоило выслушать или прочитать. Чтобы добиться этого, дайте понять слушателю, что он для вас важен.

Ваше общение станет более результативным, если вы покажете своему собеседнику, что считаете его важным участником диалога. Это можно сделать следующим образом.

• Никогда не возражайте. Человек может придерживаться точки зрения, отличной от вашей. Признав, что его мнение имеет право на существование, и не пытаясь доказать, что оно ошибочно, вы сможете рассчитывать на то, что и ваша точка зрения будет внимательно рассмотрена. Можно сказать: «Ваша точка зрения очень интересна».

• Постарайтесь принять чужое мнение. Если вы проявляете терпимость к мнениям, которые не совпадают с вашим собственным, собеседник чувствует, что его точка зрения достойна внимания. Демонстрируя понимание точки зрения собеседника, вы показываете свое согласие с ней. Чем чаще вы «примеряете на себя» взгляды других людей, тем больше показываете свое уважение к ним.

• Не перебивайте. При желании уточнить информацию достаточно велик соблазн прервать высказывание собеседника. Поступая так, вы создаете у человека впечатление, что его мнение не считают сколько-нибудь важным. Запоминая свои замечания (или делая заметки в блокноте во время совещания), вы будете уверены в том, что не забудете о них и выскажетесь в подходящий момент.

Относитесь к людям так, чтобы они видели: их точка зрения важна для вас. Тогда они почувствуют, что их ценят, а у вас будет больше шансов заслужить их уважение.

Если вы дадите понять человеку, что понимаете его, вам будет легче ему понравиться.

Практически этого можно достичь таким образом.

• Поощряйте рассказы собеседника о себе. Та к вы получите информацию, к которой можно будет обратиться позже. Задавая вопросы «Как вы считаете?..» и выслушивая и запоминая ответы, вы показываете собеседнику, что вам интересно, что с ним происходит. Упомянув при следующей встрече наиболее интересные детали рассказа, вы продемонстрируете, что человек вам небезразличен.

• Показывайте живой интерес. Задавая относящиеся к делу вопросы, вы устанавливаете контакт с человеком. Например: «Почему вы так думаете?» Замечая, что волнует собеседника, и находя общие интересы, вы демонстрируете ему свою поддержку. Например: «Я знаю, что вас это беспокоит…»

• Называйте человека по имени. Обращаясь к собеседнику по имени, вы привносите в общение элемент приватности. Имя – неотъемлемая часть личности, произнося имя, вы проявляете свой интерес к человеку как к индивидуальности. Это не только дает ему повод считать себя достойным внимания, но и настраивает на положительное отношение к вам.