Константин Бакшт - Как загубить собственный бизнес. Вредные советы российским предпринимателям

• Часто собственник при принятии решений задействует план-график финансовых обязательств компании. Значительная часть таких обязательств повторяется ежемесячно. Список этих обязательств (с указанием сумм и дат в течение месяца) составляется один раз. И потом ежемесячно корректируется. Другая часть обязательств зависит от объема закупок, необходимых для исполнения контрактов с клиентами. Список этих оплат может корректироваться ежедневно. Каждый день средства направляются на наиболее важные платежи из этих двух списков.

• На следующем этапе финансист готовит свои предложения по оплате до того, как начинается совещание у собственника. Например, он может использовать стикеры (листочки с самоклеящейся частью) разных цветов – приклеивать их к поступающим счетам на оплату и запросам о выдаче наличных. Зеленый стикер – необходимые затраты в рамках согласованного графика платежей и бюджета: проплачивать в первую очередь. Красный стикер – платеж вне графика или сверх лимитов: либо отказать, либо поставить в хвост очереди. Желтый стикер – проплачивать надо, но только после первоочередных платежей. На стикерах имеет смысл писать дату поступления счета/запроса на наличные, кто его принес и свои комментарии.

• Все счета к проплате и запросы о выдаче наличных собираются в две разные папки. В каждой папке документы выстраиваются в порядке очередности на оплату – от самых срочных к менее срочным. Отдельно собираются документы на оплату, поступившие со времени прошлого совещания.

• В результате принимать решение на ежедневном совещании по финансам просто. Сначала рассматриваются новые счета и запросы на наличку, поступившие со времени прошлого совещания. Предварительное решение по ним подготовлено финансовым директором и отображено на стикерах. Оно либо корректируется, либо утверждается собственником. Плюс, возможно, исполнительным директором. Потом исходя из остатков на счетах и в кассе, а также документов из очереди на оплату принимается решение, кому и сколько платить.

• По результатам принятого решения делаются платежи. После этого вносятся коррективы в план-график финансовых обязательств. Обновленный план-график будет использоваться при принятии решений на следующем ежедневном совещании по финансам.

• Один из платежей, которые необходимо делать ежемесячно, – выплата дивидендов учредителям. Если этот платеж не запланировать и не контролировать специально, любые поступившие за месяц средства можно потратить на текущие нужды бизнеса. Собственно, ежемесячная выплата дивидендов учредителям и постепенное увеличение этих выплат – первоочередная задача и для финансиста, и для исполнительного директора. Их бонусы могут прямо зависеть от этих выплат, чтобы их личная мотивация и личные интересы совпадали с интересами собственников.

• Такой режим совместного принятия решений по расходованию финансов продолжается несколько месяцев. До момента, когда финансист и исполнительный директор начинают принимать финансовые решения с практически такой же логикой, с какой их принимает собственник. После чего текущее управление финансами окончательно передается финансисту и исполнительному директору.

• С этого момента каждый документ, по которому производится платеж, должен визироваться и финансистом, и исполнительным директором. Такое двойное визирование обеспечивает дополнительную надежность и защиту от злоупотреблений. Разумеется, при условии, что финансист и исполнительный директор не слишком сильно любят друг друга.;)

Система совещаний.Одна из важнейших задач для собственника и ключевых управленцев – минимизация временных затрат на управленческую текучку. Ключевой шаг для этого – запуск системы еженедельных отчетно-контрольных совещаний. Основная идея в том, чтобы ставить и контролировать ключевые вопросы по подразделениям непосредственно на этих совещаниях; кроме совещаний, практически не тратить времени на текущее управление подразделениями; делегировать сводный контроль по всем вопросам из протоколов совещаний линейным и средним управленцам. Надзор над этими управленцами и подчиненными им сотрудниками как раз и осуществляется на совещаниях.