Наталья Шаш - Бизнес-планирование для ССУЗов

Начинать переговоры лучше с утра. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если они возникли.

Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство.

Если партнеры по переговорам приезжают из другого города или из другой страны в конце недели, например в пятницу, необходимо организовать культурную программу на выходные дни.

Формирование делегации

Формирование делегации предполагает определение ее состава:

1) количественного (сколько человек будет участвовать в переговорах);

2) персонального (кто конкретно примет участие в переговорах).

Во многом формирование делегации обусловливается характером переговоров, их спецификой.

При формировании количественного состава обычно принято исходить из примерно равного состава делегаций и одинакового уровня представительства. Следует иметь в виду, что слишком большая численность делегации создает проблемы ее руководителю. Он будет вынужден решать множество организационных вопросов, что отвлекает от основной задачи – проведения переговоров.

Главой делегации должен быть человек, ориентирующийся в 3 группах проблем, таких как:

1) предмет переговоров (например, если переговоры ведутся по поводу строительства, глава делегации должен быть ориентирован в них);

2) экономические и юридические аспекты соглашения, которое предполагается заключить;

3) технология ведения переговоров.

Если сложно подобрать сотрудника, который был бы специалистом по всем 3 группам проблем, допускается, что глава делегации хорошо знает первую и вторую группу проблем, при этом знаком с последней и владеет технологией ведения переговоров.

В состав делегации могут быть включены эксперты, которые способны оперативно дать содержательную, правовую или экономическую оценку предложениям партнера.

С самого начала следует определить функции каждого члена делегации (кто и за что отвечает). Нецелесообразно включать тех, функции которых не определены или сведены к минимуму. Это плохо воспринимается как другими членами своей делегации, так и партнерами по переговорам, которым непонятно, зачем те или иные лица из команды партнера находятся в составе делегации.

Содержательная подготовка к переговорам

Содержательная подготовка к переговорам менее поддается регламентации, чем организационная. Здесь каждый участник переговоров (или сторона) достаточно свободен в выборе. Однако следует учитывать такие моменты:

1) проведение анализа проблемы и диагностики ситуации – исходный пункт подготовки к переговорам. Для успеха переговоров важно провести анализ интересов как своих, так и партнера, а не начинать с формулирования собственной позиции;

2) при подготовке необходимо согласовать все вопросы внутри своей делегации, а также с тем, кто так или иначе будет задействован в выполнении возможных договоренностей (например, со смежными организациями), т. е. провести внутренние переговоры;

3) необходимо проработать несколько возможных вариантов решения, это позволит вам быть более гибким в процессе переговоров, не принося в жертву свои интересы;

4) предложения должны быть целостными и не противоречить друг другу. Обычно заранее готовятся аргументы по наиболее значимым пунктам позиции, и они также не должны быть противоречивыми;

5) заканчивается подготовка инструкциями участникам переговоров по общему направлению действий и подбором необходимых документов (например, законодательных норм, норм налоговых отчислений, справочных материалов по ценам).

Начало переговоров

В начале переговоров после представления, знакомства и обмена общими фразами прибывшим гостям представляют программу их пребывания, подготовленной принимающей стороной. Партнеры должны заслушать их мнения и пожелания и окончательно согласовать программу. После этого можно приступить непосредственно к переговорам.

Первый этап:

1) ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, перспективами развития отрасли и предприятия;

2) уточнение более подробной информации о фирме и ее связях в РФ и за рубежом, о состоянии и перспективах в России вообще и в данной области в частности;