Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Период проживания подтверждается справками утвержденной формы, выдаваемыми командирами (начальниками) вышестоящих воинских частей, учреждений, военно-учебных (учебных) заведений, предприятий и организаций, в порядке, определяемом Минобороны России.

В том случае, если военнослужащие уволены с действительной военной службы до 1 января 1990 г., вышеуказанные периоды проживания подтверждаются справками, выдаваемыми военными комиссариатами.

Время обучения в высших, средних специальных и профессионально-технических учебных заведениях, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре, в школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации подтверждается дипломами, свидетельствами, удостоверениями, а также справками или иными документами, выданными на основании архивных данных и содержащими сведения о периодах учебы.

Если в документах отсутствуют такие сведения, то доказательством подтверждения времени учебы могут служить справки о продолжительности обучения в данном учебном заведении в соответствующие годы с указанием на имевшее место окончание полного учебного периода или отдельных его этапов.

В соответствии с действующим законодательством (п.4 ч.1 ст.11 федерального закона РФ от 17.12.01 № 173-ФЗ) в стаж работы для назначения пенсии засчитываются периоды, в течение которых безработный получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах, осуществлял переезд по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

Указанные периоды подтверждаются справками, выданными органами государственной службы занятости.

Итак, заполнять трудовые книжки нужно строго по правилам, утвержденным Правительством РФ. Малейшую неточность (например, вместо слова «приказ» в книжке указано «пр.») инспектора вправе классифицировать как нарушение законодательства о труде и об охране труда. Соответственно, будет штраф. Оспорить его вы не сможете. Другое дело, что не все трудовые инспектора ярые формалисты… К мелким недостаткам обычно они относятся снисходительно. Как видите, все зависит от инспектора, который придет с проверкой.

В работе кадрового специалиста большое место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов, требующих к себе самого серьезного отношения и вызывающих подчас немало вопросов, является штатное расписание.

Штатное расписание – это документ, в котором закрепляются структура и штатная численность предприятия. Оно выполняет множество функций:

1) обобщает информацию о количестве работников и заработной плате;

2) определяет число вакансий, на основании которых кадровики подбирают необходимых работников;

3) определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей;

4) позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

5) фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.

Штатное расписание составляется на каждый год. Даже если никаких изменений по сравнению с прошлым годом в структуре и штате вашего предприятия не произошло, вам все равно предстоит переутвердить и ввести в действие штатное расписание на новый производственный год. Если в течение года произошли какие-либо кадровые перестановки, они также должны быть зафиксированы новым штатным расписанием.

Однако при его составлении часто возникают проблемы. Давайте попытаемся решить их вместе.

Существуют определенные распространенные заблуждения кадровых работников. Заблуждение первое – штатное расписание является чисто формальным документом, трудовое законодательство не требует его составления, следовательно, можно легко обойтись и без него.

Это, несомненно, так, однако есть веские аргументы в его пользу:

1) ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативных правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. Оно в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат). Таким образом, налоговые органы при проверке вполне могут попросить организацию показать штатное расписание;