Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Вы можете спросить: «А зачем принимать работника без трудовой книжки?» Так-то это так. А если он – очень ценный специалист с высокой квалификацией, да и руководитель настаивает, куда тут денешься?

Можно, конечно, поставить дату приема 1 марта 2004 г. Вы и работника обрадуете, и с руководством объясняться не будете. Но любая комиссия, решившая провести сквозную проверку документов, обнаружит несоответствие в датах приема в трудовой книжке и в приказе, в трудовом договоре и в лицевом счете, в табеле учета рабочего времени и в расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и т. д. Не стоит забывать, что со 2 декабря 2003 г. по 27 февраля 2004 г. в организации на этого работника производились отчисления и подавались отчеты как на постоянно работающего. Так что замечание получите не только вы, но и ваш главный бухгалтер.

А указав в трудовой книжке дату приема в соответствии с трудовым договором и приказом, что, собственно, и требует от вас закон, вы получите «наложение» стажа. Некоторые отделения Пенсионного фонда закрывают на это глаза, но на практике известны и случаи нареканий в адрес кадровиков предприятий.

Каков же выход? Конечно, можно потребовать от работника объяснительную записку и уволить его за «представление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора». Но это процедура довольно хлопотная и вряд ли она доставит вам много радости. Кроме того, человек действительно может оказаться высококвалифицированным специалистом, и его потеря совсем невыгодна фирме.

Если работник, принятый по основному месту работы, не принес трудовую книжку для внесения записи о приеме и на шестой день работы, рекомендуем для начала потребовать от него объяснительную записку. При вторичном напоминании подается еще одна объяснительная, затем докладная на имя директора с просьбой принять меры. Обычно на практике до издания приказа о применении взыскания дело не доходит – работник прилагает все усилия, чтобы его трудовая книжка вовремя и с соответствующей датой увольнения оказалась на новом месте работы. И если все-таки возникает наложение стажа, у вас на руках есть документы, при любой проверке доказывающие, что закон нарушен по вине работника, а вы-то как раз прилагали все усилия, чтобы избежать этого нарушения.

Таким образом, можем посоветовать вам только одно – тактично, но решительно отклоняйте все просьбы работников, противоречащие закону, потому что платить в конечном итоге придется именно вам.

Надо сказать, что проблемы с трудовой книжкой возникают не только в процессе ее оформления, но также и в процессе хранения и даже выдачи при увольнении.

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Кадровик может лишь выдать по письменному заявлению работника копию трудовой книжки для предъявления в различные организации. Тем не менее некоторые органы требуют именно подлинник документа. К их числу относится Пенсионный фонд РФ. Трудовую книжку требуют его сотрудники как основной документ, подтверждающий стаж работника для назначения ему пенсии.

При выдаче (вопреки рекомендации закона) трудовой книжки кадровый специалист предприятия требует от работника расписку. Срок возврата документа в ней указывается чисто номинально, например «три дня», а в реальности работник возвращает трудовую книжку только когда получит ее из Пенсионного фонда.

Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят выдать им подлинник трудовой книжки для снятия нотариально заверенной копии. Такая копия необходима при сдаче документов для получения сертификата «Профессиональный бухгалтер», «Профессиональный аудитор». Приходится выдавать желаемый документ и в этом случае. Но кадровики «старой школы» поступают иначе. Они добровольно высиживают огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы заверить копии трудовых книжек своих сотрудников самостоятельно. Когда речь идет о трудовых книжках, эти люди доверяют только себе. И это, конечно, не может не вызывать уважения.

Если человек уволился в результате конфликта или если ему необходимо уехать, то он иногда просит переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Помните, что отдать кому-либо трудовую книжку вашего бывшего работника можно только при предъявлении выданной от его имени и нотариально заверенной доверенности. В конце концов, ведь работник может направить вам письмо (но не по факсу!) с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте.