Валерий Морозов - Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие

На любом мероприятии обязательно наличие так называемой ритейл-зоны. Чаще всего такая зона оформляется на отдельном столике, в специально отведенном месте. Здесь вы размещаете бесплатные полиграфические материалы: буклеты, листовки, анонсы, а также коробочные версии ваших продуктов, книги. Здесь же находится продавец-консультант. Ритейл-зоны организуют с целью формирования имиджа и повышения лояльности целевой аудитории.

Основные критерии выбора зала:

♦ близость к метро;

♦ месторасположение – центр города или близость к центру;

♦ достаточная звукоизоляция (определяется эксклюзивностью мероприятия);

♦ кондиционирование воздуха, приятная прохлада;

♦ гардеробная (актуально в осенне-зимний период);

♦ наличие нескольких туалетов;

♦ достаточное количество мест в зале;

♦ хорошее освещение;

♦ наличие столов для регистрации.

В зале, который вы арендовали под мероприятие, должны быть отменная акустика и хорошая аудиосистема. Перед началом мероприятия желательно поставить негромкую динамичную мелодию, чтобы присутствующие «подзарядились».

Обязательно наличие медиапроектора для прокрутки презентаций и рекламы, а также удобного микрофона. Важный момент: держать в руке микрофон с тяжелым проводом по 2–3 часа довольно утомительно, поэтому желательно иметь студийный беспроводной микрофон-прищепку. В моей практике был случай, когда один известный тренер выбрал из нескольких организаторов меня только потому, что я предложил ему такой микрофон.

Зал должен быть готов за ночь до старта мероприятия. Необходимо предусмотреть достаточное количество столов для регистрации, из расчета один стол на 50 человек.

Для проведения больших мероприятий (от 100 человек) зал следует разделить на зоны (ВИП, бизнес, стандарт). В ВИП-зоне должны быть соответствующие таблички.

Желательно наличие отдельной зоны для кофе-брейков. Предварительно подготовьте угощение – кофе, шоколад, печенье.

Ни в коем случае не забывайте о раздаточном материале: блокноте и ручке, информации с анонсом будущих мероприятий, спецпредложениях на продукты, связочном подарке (это может быть книга спикера) или несвязочном подарке (например, билет в кино).

Организатор должен прибыть за 2–3 часа до начала мероприятия, проверить работу микрофона, проектора, ноутбука (презентация), онлайн-трансляции, еще раз уточнить расписание мероприятия.

Перед началом мероприятия на входе в зал должен стоять встречающий (это может быть и сам организатор), который приветствует гостей и раздает небольшие презенты.

Для создания высококачественных рекламных материалов для будущих проектов вам понадобятся оператор видеосъемки и профессиональный фотограф. Их главные задачи: показать зал, количество людей, отразить уровень организации мероприятия, запечатлеть лучшие моменты выступлений.

Для изготовления рекламы желательно фотографировать зал таким образом, чтобы на фото создавалась видимость полного зала (особенно если людей немного). Тренера необходимо фотографировать на сцене и с аудиторией. Из отснятых материалов вы сможете сделать проморолик на 2–3 минуты.

Каким бы скромным ни было ваше мероприятие, необходимый минимум присутствующих должен составлять 20 человек.

В любом зале необходимо предусмотреть ВИП-места. При широкомасштабных мероприятиях (от 100 человек) зал делится на ВИП-зону, бизнес-зону и стандартную зону. ВИП-зона огораживается лентами, на стульях в ВИП-зоне закрепляются соответствующие (именные) таблички.

Для ВИП-посетителей должен быть предусмотрен отдельный стол регистрации, и очень желательно – отдельный вход в зал.