Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• Утверждение изменения плана.Сообщите обо всех утвержденных изменениях, внесенных в план за отчетный период.

• Риски проекта.Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на существующий план.

• Планы на следующий период.Перечислите основные планируемые работы и намеченные результаты на следующий период.

Вот советы, которые вам помогут.

• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата.Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта.

• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного.Это обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование.

• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не реже одного раза в месяц.

• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе ресурсов относится к данному отчетному периоду.Это не всегда легко. Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца месяца.

• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным.Без такой информации отчет будет неполным.

• Никаких неожиданностей.Но если все-таки какая-нибудь произошла, то примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.

• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.

Несомненно, постоянная поддержка всех представителей аудитории проекта — важное условие успеха. Она зависит от их осведомленности о ходе работ и развитии событий проекта. Ваша задача — обеспечить это условие.

Одним из средств выполнения этого условия будут совещания и встречи, из которых к основным относятся следующие.

• Регулярные совещания участников.На них обсуждаются текущие вопросы. Они также призваны способствовать укреплению доверия и трудовых отношений.

• Внеочередные совещания участников.Проводятся для обсуждения неожиданных проблем.

• Встречи с руководством.На них обсуждаются достижения, ход работ проекта, а также проблемы и неблагоприятные ситуации, для разрешения которых требуется помощь руководства. По крайней мере, хотя бы напомните им о своем проекте.

Теперь осветим эту тему подробно.

Это хорошая возможность напомнить участникам проекта о его назначении и целях, а также ощутить в целом масштабы деятельности по реализации проекта. Такие совещания способствуют сплочению команды проекта.

Повестку дня регулярных совещаний нужно предварительно обсудить с разными участниками. Если кто-то из них не сможет присутствовать, предложите ему участвовать дистанционно. (В главе 16 обсуждаются технические возможности этого.)

В дополнение к советам по эффективной организации совещаний учтите и такие рекомендации.

• Даже на регулярные собрания следует приготовить письменную повестку дня, предварительно ознакомить с ней участников, учесть предложения.

• Перед собранием распространите данные о выполнении проекта за последний период.

• Раздайте, также предварительно, другие справочные материалы по темам обсуждения.

• Ограничивайте затянувшиеся дискуссии. Требующие глубокой проработки перенесите на отдельное собрание.

• Начинайте и заканчивайте собрание строго по расписанию (повторяю еще раз!).

• Подготовьте и раздайте регламент выступлений.

Такие совещания проводятся для обсуждения неожиданно возникших обстоятельств, поэтому не всегда нужно собирать всех участников. Рекомендации здесь такие.

• Определите лиц, которых это касается, и пригласите их.

• Укажите причину, по которой собрались, и как вы надеетесь с ней справиться.

• Тщательно запишите все предложения и оцените возможность их реализации.

Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц назад, но в организации, вероятно, много и других дел.