Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Анализ проводится путем сравнения фактических расходов с запланированными. На рис. 10.9 изображен типовой отчет по отдельным статьям расходов с итоговым значением на указанную дату.

Из плана сюда переносятся следующие данные.

• Коды и наименования работ.

• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на период выполнения.

• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на указанное время.

• Общая сумма запланированных расходов.

Фактическими значениями расходов за указанный период, при отсутствии других критериев, будем считать те, что были проведены по счетам, договорам, чекам и другим финансовым документам.

Для определения текущего состояния расходов проекта применяют метод анализа заработанной стоимости. С его помощью, особенно при ведении больших и сложных проектов, легче установить перерасход бюджета и принять соответствующие меры. Подробно этот метод описан в Приложении Б.

Рис. 10.9 Отчет о проведенных расходах

Обычно величину расходов определяют по счетам на оплату, чекам и другим финансовым документам. Полагаю, у вас есть доступ к ним и возможность проверки. Рекомендую иметь в проектной документации копии этих документов.

Поскольку финансы требуют строгой отчетности, поступайте так.

• После проведения оплаты уменьшайте остаток бюджета проекта на соответствующую величину согласно финансовым документам.

• Отмечайте проведенные затраты в строгом соответствии с идентификаторами работ структурной схемы.

• Проверяйте соответствие заказов на поставку работам структурной схемы.

• После выполнения или при отмене заказов немедленно отмечайте это.

Во-первых, проверьте, насколько вам подходит существующая в организации система учета расхода финансовых средств. В большинстве организаций ведется учет всех финансовых расходов. К сожалению, обычно эти расходы не классифицированы по проектам.

Если вам придется вести свой учет финансовых расходов, подумайте о применении соответствующего программного обеспечения, например:

• пакет программ по управлению проектами Microsoft Project;

• пакет программ по учету расходов QuickBooks;

• пакет программ по управлению базами данных Microsoft Access;

• табличный редактор Microsoft Excel.

(В главе 16 подробно рассмотрены вопросы применения компьютера в управлении проектами.)

Даже если финансовая система вашей организации учитывает расходы по проектам раздельно, все равно есть смысл вести собственный учет. Для начала подойдет табличный редактор Microsoft Excel или программный пакет по управлению базами данных Microsoft Access.

Разработайте систему процедур сбора и обработки информации по выполнению работ проекта и полученным результатам. Придерживайтесь такого порядка.

1. Перед началом выполнения каждой существенной задачи проекта уточните с исполнителями ее условия, намеченные цели, перечень работ и сроки выполнения.

В случае разногласий выясните причину и придите к единому мнению. При необходимости внесите изменения в план.

2. Требуйте от исполнителей вести учет:

• дат начала и завершения каждой работы, а также достижения запланированных событий;

• отработанного времени;

• внесенных предложений и поданных заказов на поставку.

3. Периодически или после завершения работ но конкретному заданию исполнители должны предоставить вам или соответствующим лицам из служб учета организации сведения:

• о достигнутых результатах;

• о количестве отработанных в проекте часов;